Ochrana osobních údajů uchazečů ve výběrovém řízení
Je samozřejmé, že zaměstnavatelé při výběru nového zaměstnance získají osobní údaje uchazečů, není však až tak samozřejmé, že s těmito údaji nakládají v souladu s platnou legislativou. Zaměstnavatelé občas neví, jaké osobní údaje můžou či nemůžou požadovat, jak s těmito údaji zacházet v zájmu jejich ochrany či jak dlouho je můžou uchovávat. S tím souvisí i noční můra zaměstnavatelů jménem GDPR. Podívejme se tedy, jak dodržet zákonné povinnosti u výběrového řízení i po něm.
Jak postupovat před zahájením výběrového řízení?
Nejprve je nezbytné vymezit si okruh údajů, které budete od uchazečů požadovat a za jakým účelem budete tyto údaje zpracovávat. Nelze než doporučit prostudovat si nařízení GDPR, které stanoví zásady zpracování osobních údajů, zákonnost zpracování, podmínky vyjádření souhlasu a další. Údaje musí být zpracovány korektně, zákonně a transparentně, pro vymezené legitimní účely a omezeně na nezbytný rozsah k účelu jejich zpracování.
Typicky se jedná o jméno a příjmení, kontaktní údaje, údaje o dosaženém vzdělání či praxi a pracovních zkušenostech. Požadované informace by měly korelovat s pracovní pozicí, pro kterou jsou vyžadovány, jelikož i zákoník práce umožňuje požadovat pouze ty informace, které bezprostředně souvisí s uzavřením pracovní smlouvy či dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.
Pro zaměstnavatele už nebude překvapením, že nesmí požadovat informace o rodinných poměrech, těhotenství, sexuální orientaci, příslušnosti k církvi či politické straně, přičemž však existují výjimky, kdy jsou tyto informace nezbytné pro povahu práce či vyžadované zákonem (např. zákaz vykonávání určité práce těhotnou zaměstnankyní).
V posledních letech mají někteří zaměstnavatelé v oblibě „lustrovat“ si potenciální zaměstnance na sociálních sítích, což není v souladu s platnou legislativou. Opět se můžou aplikovat výjimky, zejména profesní sociální sítě, které jsou k prezentaci uchazečů určené.
Jak s osobními údaji nakládat?
V první řadě by měl být každý uchazeč informován o zpracování osobních údajů, a to o rozsahu a účelu zpracování. Rovněž by měl být řádně informován o době zpracování a právech uchazeče souvisejících s nakládáním s jeho údaji. Chcete-li si údaje uchazeče ponechat pro účely možné budoucí nabídky práce, je nezbytné získat jeho souhlas. Samozřejmostí by měla být i pečlivá evidence souhlasů se zpracováním údajů, které budete potřebovat v případě kontroly Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Každý zaměstnavatel by měl mít určeny interní metodiky, jak s údaji nakládat, zejména s ohledem na zajištění jejich ochrany před odcizením či jiným zneužitím. Je vhodné určit omezený okruh zaměstnanců, kteří mají k těmto údajům přístup, nastavit silná hesla do interních systému, chránit systémy firewallem a antivirovým softwarem, či údaje zálohovat.
Pokud nakládáte s údaji v tištěné formě, měly by být listiny obsahující údaje uloženy v uzamykatelných skříňkách, opět s omezeným přístupem stávajících zaměstnanců. Zároveň byste měli mít určeny interní postupy v případě, že dojde ke ztrátě či úniku osobních údajů uchazečů.
A co po skončení výběrového řízení?
Logicky byste si po skončení výběrového řízení měli ponechat pouze údaje budoucího zaměstnance, případně i těch uchazečů, kteří vám udělili souhlas se zpracováním za účelem oslovení v případě budoucí nabídky pracovní pozice. Osobní údaje dalších neúspěšných uchazečů byste měli bez zbytečného odkladu smazat.
Bez dalšího platí to, že osobní údaje, které si ponecháváte, musíte chránit stejným způsobem jako během výběrového řízení. Bez souhlasu neúspěšného uchazeče si budete moct jeho údaje ponechat pouze v případě, že toto zpracování sleduje váš legitimní právní zájem (např. soudní spor).
Nezapomeňte však na to, že stejný postup musíte opakovat i v době uzavírání smlouvy či dohody s úspěšným uchazečem. Ten vám již jako váš zaměstnanec bude muset poskytnout další osobní údaje nezbytné pro plnění vašich zákonných povinností, a opět bude muset být informován o rozsahu a účelu jejich zpracování.
Autor: Mgr. Radovan Lukáč, AZ Legal, s.r.o.
