Co všechno je potřeba zařídit s nástupem nového zaměstnance?
Příchod nového zaměstnance do firmy je spojený s celou řadou povinností ze strany zaměstnavatele. V případě, že byste některý z administrativních úkonů vynechali, hrozila by vám vysoká pokuta. Na co tedy nezapomenout, pokud do pracovního kolektivu přibíráte nového člena?
Pracovní smlouva
Pracovní smlouva zakládá pracovní poměr mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a je jedním z nejdůležitějších dokumentů v pracovněprávním vztahu. V pracovní smlouvě musí být uvedeny zejména druh práce, místo výkonu práce a den nástupu do zaměstnání. Často obsahuje také další ujednání, například o mzdě, dovolené nebo dalších pracovních podmínkách.
Zákonem je stanovené, že pracovní smlouva musí být uzavřena písemně, a to nejpozději v den nástupu do práce. Zaměstnavatel musí zaměstnance seznámit s jeho právy a povinnostmi vyplývajícími z pracovního poměru a předat mu informace požadované zákoníkem práce.
TIP: Pracovní smlouva – vzor
Nechcete nad sepisováním pracovní smlouvy strávit zbytečně mnoho času? Pak vám přijde vhod náš praktický vzor pracovní smlouvy zdarma, který obsahuje všechny náležitosti pro rok 2026.
Nahlášení zaměstnance na úřadech
Zaměstnavatelé mají ohlašovací povinnost hned pro několik institucí. Nejdříve musíte zaměstnance zaregistrovat do evidence zaměstnanců JMHZ, a to ještě před nástupem do zaměstnání. Tím si splníte většinu oznamovacích povinností včetně registrace u ČSSZ.
U zdravotní pojišťovny musíte zaměstnance registrovat zvlášť, a to do osmi dnů od nástupu do zaměstnání.
Lékařská prohlídka
V případě klasického pracovního poměru a služebního poměru je ze zákona vstupní pracovnělékařská prohlídka povinná pro práce ve druhé a vyšší rizikové kategorii. U dohodářů je povinná pro práce ve třetí a čtvrté kategorii; v případě prací ve druhé kategorii pouze v případě, že byly zvláštním předpisem uznány jako rizikové.
Vstupní prohlídka musí být provedena ještě předtím, než začne zaměstnanec vykonávat práci. Pokud zaměstnanec lékařskou prohlídku neabsolvuje, bude považován za zdravotně nezpůsobilého k výkonu práce. V případě, že zaměstnavatel zaměstnance nepošle k lékaři, za neprovedení vstupní prohlídky mu hrozí vysoké pokuty.
Školení BOZP a PO
Při nástupu nového zaměstnance do práce ho musíte prokazatelně seznámit s riziky konkrétní práce a provést školení BOZP. Bez absolvovaného vstupního školení zaměstnanec nesmí práci vykonávat. Školení musí zajistit zaměstnavatel a je povinné nejen pro zaměstnance pracující na pracovní poměr, ale i pro brigádníky.
Školení je možné provádět prezentační formou na pracovišti nebo prostřednictvím e-learningu. Zvažte také další školení, která by se mohla zaměstnancům hodit při výkonu práce.
Vyplnění tiskopisu Prohlášení k dani z příjmů
Zaměstnanec může u zaměstnavatele vyplnit dokument Prohlášení poplatníka daně z příjmů, známý také jako „růžový formulář“.
Formulář slouží k tomu, aby mohl zaměstnanec uplatňovat slevu na poplatníka a další slevy na dani. V tom případě musí dodat navíc i další doklady, např. o zdravotním postižení, pobírání důchodu, studiu či doklady k uplatnění daňové slevy na dítě nebo na manželku.
Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele
Pokud zaměstnáváte alespoň jednoho zaměstnance, máte ze zákona povinnost platit pojištění, ze kterého budou zaměstnanci vyplaceny finanční nároky v případě pracovního úrazu nebo nemoci z povolání, případně také úmrtí nebo věcné škody, pokud vznikly v souvislosti s pracovním úrazem nebo nemocí z povolání.
TIP: Kromě nezbytné administrativy připravte pro nového zaměstnance vhodné pracovní prostředí, pomůcky a plán adaptace. Jak na to, zjistíte v našem průvodci hladkým onboardingem.
Volitelné úkony ze strany zaměstnavatele
V případě některých profesí může zaměstnavatel se zaměstnancem uzavřít také dohodu o hmotné odpovědnosti nebo dohodu o mlčenlivosti a před nástupem vyžadovat výpis z rejstříku trestů.
Dohoda o mlčenlivosti
Pokud bude mít nový zaměstnanec přístup k informacím, které považujete za důvěrné nebo za obchodní tajemství, můžete s ním podepsat dohodu o mlčenlivosti. Ta může být obsažena v pracovní smlouvě nebo být uzavřena samostatně.
Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty
Zaměstnavatel může se zaměstnancem starším 18 let, který převezme odpovědnost za schodek na svěřených hodnotách, uzavřít písemnou dohodu o hmotné zodpovědnosti.
Výpis z rejstříku trestů
Některé profese vyžadují bezúhonnost, proto po uchazečích zaměstnavatelé mohou, či dokonce musí požadovat výpis z rejstříku trestů.
Podle zákoníku práce může zaměstnavatel požadovat výpis z rejstříku trestů pouze tehdy, pokud je tento požadavek přiměřený povaze vykonávané práce nebo jej stanoví zvláštní právní předpis (např. policisté, hasiči, advokáti, učitelé, sociální pracovníci, lékaři apod.).
Co musí zaměstnavatel zařídit při nástupu nového zaměstnance?
Musí uzavřít pracovní smlouvu, splnit registrační povinnosti vůči úřadům, zajistit případnou vstupní lékařskou prohlídku, proškolit zaměstnance v oblasti BOZP a vyřídit další nezbytnou administrativu.
Do kdy je potřeba přihlásit nového zaměstnance na úřadech?
Do evidence zaměstnanců JMHZ je nutné zaměstnance zaregistrovat ještě před nástupem do zaměstnání. U zdravotní pojišťovny je třeba oznámit nástup do 8 dnů.
Je vstupní lékařská prohlídka vždy povinná?
Ne. Povinnost závisí na druhu pracovního poměru a kategorii práce. U rizikovějších prací je vstupní pracovnělékařská prohlídka povinná ještě před nástupem zaměstnance do práce.
Je školení BOZP povinné i pro brigádníky?
Ano. Školení BOZP musí absolvovat všichni zaměstnanci bez ohledu na typ pracovního vztahu, tedy i brigádníci pracující na základě dohody.
