JMHZ v praxi: nejčastější chyby a jak je řešit
Máme za sebou první zkušenosti s podáváním měsíčního hlášení zaměstnavatelů – JMHZ. Start hlášení přinesl celou řadu různých problémů s podáváním, ale i registrací zaměstnavatelů a zaměstnanců. Jaké chyby se objevovaly nejčastěji a jak jim předejít?
Nejčastější chyby v JMHZ
Chybějící daňová rezidentura (Stát rezidenství)
Jednou z nejčastějších chyb je nevyplněný údaj v poli Stát rezidenství. Údaj je nutné vyplnit u všech zaměstnanců, a to i u občanů České republiky, kteří jsou daňovými rezidenty ČR.
Nepřihlášení / neodhlášení zaměstnanci nebo pracovní poměry
Zaměstnavatelé rovněž zapomínají přihlásit některé zaměstnance nebo pracovněprávní vztahy. Nejčastěji se zapomíná na zaměstnání malého rozsahu, tj. bez účasti na pojištění, např. v případě dohody o pracovní činnosti nebo odměny společníků či jednatelů menší 4 500 Kč. V JMHZ je nutné hlásit všechny druhy pracovněprávních vztahů.
Stejný problém jako v případě nepřihlášeného zaměstnance vzniká, pokud při ukončení pracovněprávního vztahu zapomeneme provést odhlášení. Je potřeba odhlašovat a přihlašovat nejen nové nebo odcházející zaměstnance, ale také vznik nebo zánik dalšího pracovněprávního vztahu u stávajícího zaměstnance, např. vznik nebo ukončení DPP u zaměstnance, který je u nás v pracovním poměru. Proti minulosti je také nově nutné přihlašovat a odhlašovat i navazující pracovněprávní vztahy, a to včetně DPP.
Chybějící povinné údaje
Problémy dělá i nevyplnění některých povinných údajů, např. nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV nebo místo výkonu práce. Pokud zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění na děti, musí být vyplněny rovněž údaje o dětech (jména a rodná čísla) a o jiné vyživující osobě žijící ve společné domácnosti s poplatníkem, tj. manžel / manželka nebo druhý z rodičů.
U občanů ČR na DPP nebo DPČ není nutné vyplnit nejvyšší dosažené vzdělání. Je ale nutné v poli vybrat volbu “Nerelevantní”. Nelze nechat pole prázdné, nevyplněné.
Nevyplněné nebo nesprávné OIČ nebo ID zaměstnání při podání JMHZ
Při podání měsíčního hlášení JMHZ musí být u všech zaměstnanců vyplněno OIČ i ID zaměstnání. Tato čísla přiděluje ČSSZ při registraci zaměstnance nebo při přihlášení nového pracovněprávního vztahu. Přidělené OIČ a ID zaměstnání sdělí zaměstnavateli ČSSZ v dopise zaslaném do jeho datové schránky.
Každý zaměstnanec má jen jedno OIČ, ale pro každý pracovněprávní vztah má jiné ID zaměstnání. Pokud má zaměstnanec u jednoho zaměstnavatele více pracovněprávních vztahů, např. pracovní poměr a současně DPP, bude mít jedno OIČ, ale pracovní poměr bude mít jiné ID zaměstnání než DPP. Proto je nutné přihlašovat nejen nástup a skončení zaměstnání, ale i vznik nebo zánik nového pracovněprávního vztahu.
U již registrovaných zaměstnanců zjistíte přidělené OIČ a ID zaměstnání na ePortále ČSSZ po přihlášení přihlašovacími údaji zaměstnavatele nebo jím zmocněné fyzické osoby. A to v části věnované JMHZ pod volbou Seznam zaměstnanců. Seznam zaměstnanců je možné z ePortálu vyexportovat rovněž v datovém formátu csv nebo xml pro import do mzdového programu zaměstnavatele. Před podáním JMHZ je vhodné si zkontrolovat vyplnění OIČ a ID zaměstnání u všech zaměstnanců a všech pracovněprávních vztahů.
Pokud najdeme nesoulad mezi údaji uvedenými v Seznamu zaměstnanců na ePortále ČSSZ a skutečností, kterou evidujeme v mzdovém programu, je potřeba vše řešit s ČSSZ ještě před podáním měsíčního hlášení.
Vyplněné nepovolené údaje
Problém nedělají jen nevyplněné údaje, ale i chybně vyplněné údaje nebo vyplnění údajů, které se vyplňovat nemají. Například u cizinců, kteří mají v ČR trvalý pobyt (v poli Adresa trvalého pobytu je vyplněna česká adresa) se již nevyplňuje pole Adresa pobytu v ČR.
Vliv podání měsíčního JMHZ na slevu na pojistném u zaměstnavatele
ČSSZ vydala informaci vysvětlující, jak má postupovat zaměstnavatel, který si uplatňuje slevu na pojistném při zaměstnávání vybraných zaměstnanců na zkrácený úvazek. Jde například o zaměstnance pečující o dítě mladší 10 let, o studenty do 26 let nebo zaměstnance starší než 55 let, pokud pracují v pracovním poměru na zkrácený úvazek.
Aby zaměstnavatel mohl slevu uplatnit, musí podat měsíční hlášení JMHZ nejpozději 20. den následujícího měsíce. Sleva na pojistném se v měsíčním hlášení JMHZ uvádí v části “Pojistná část” v poli “Sleva na pojistném zaměstnavatele”, kde se vyplní “Počet zaměstnanců” uplatňujících slevu na pojistném, “Úhrn vyměřovacích základů zaměstnanců” a “Sleva na pojistném zaměstnavatele”. Sleva činí 5 % z úhrnu vyměřovacích základů zaměstnanců, za které ji zaměstnavatel uplatňuje, a zaokrouhluje se na celé koruny směrem nahoru. V „Individualizované části“ JMHZ se u konkrétního zaměstnance uvádí důvod pro uplatnění slevy.
Slevu je možné uplatnit pouze v případě, že je pojistné uhrazeno v zákonném termínu, tj. platba je připsána na účet ČSSZ nejpozději 20. den následujícího měsíce. A zároveň je nejpozději 20. den následujícího měsíce podáno měsíční hlášení s uvedením všech potřebných údajů o uplatňované slevě. Po uplynutí termínu pro podání měsíčního hlášení již nelze slevu uplatnit ani doplnit slevu pro další zaměstnance.
Za měsíce leden, únor a březen 2026, kdy se nepodávalo řádné měsíční hlášení, se sleva uplatňovala odečtením od pojistného. Ale současně je pro uplatnění slevy nutné podat měsíční hlášení JMHZ dodatečně za leden, únor a březen 2026 s uvedením slevy na pojistném nejpozději 30. 6. 2026. Pokud by zaměstnavatel přestal být zaměstnavatelem před 1. 4. 2026, nemá povinnost podávat měsíční hlášení za měsíce leden, únor a březen 2026. V tom případě je nutné, aby zaměstnavatel slevu uplatnil podáním „Přehledů o výši pojistného“ za leden až březen 2026, které je v tomto případě povinen podat.
Časté problémy při podání měsíčního hlášení JMHZ
Měsíční hlášení JMHZ může zaměstnavatel podat přímo odesláním dat z mzdového programu nebo načtením dat na ePortál ČSSZ nebo ručním vyplněním údajů na ePortálu ČSSZ. Pro podání přes ePortál ČSSZ musí být zaměstnavatel přihlášen svými přihlašovacími údaji, např. přes své přihlašovací údaje do datové schránky nebo přes Identitu občana (bankovní identita, eObčanka, MojeID atd.). Nelze se pro podání přihlásit přihlašovacími údaji do datové schránky zmocněnce. Zaměstnavatel může rovněž udělit plnou moc jiné fyzické osobě pro správu povinností v oblasti JMHZ, např. svému zaměstnanci nebo externí mzdové účetní. Pro podávání JMHZ nelze zmocnit jinou právnickou osobu.
Podání JMHZ se provádí na ePortále po přihlášení autorizovanou osobou ve volbě Jednotné měsíční hlášení. Zde může zaměstnavatel:
- Nahrát data z účetního systému – data je nutné nahrávat ve formátu xml v zip souboru – zazipovat je potřeba i jen jediný soubor xml pro nahrání. Tento způsob nahrání dat z mzdového programu umožňuje procházet a kontrolovat jednotlivé vyplněné údaje.
- Přejít na Přehled podání.
V Přehledu podání vidí zaměstnavatel již podaná JMHZ – může si je prohlížet, kontrolovat jejich přijetí a zpracování (jestli obsahuje chyby nebo bylo přijato bez chyb) nebo podat opravné hlášení. V Přehledu podání může rovněž zaměstnavatel ručně vyplnit měsíční hlášení JMHZ.
Druhou možností podání měsíčního hlášení JMHZ je nahrání dat z mzdového programu na ePortál a jejich přímé odeslání bez možnosti kontroly vyplnění jednotlivých údajů. K tomu slouží volba Podání nahráním dat z účetního systému. V tomto případě se nahrává přímo xml soubor. Nemusí být zazipovaný. Pokud je podání bez chyb, rovnou se odešle. Pokud soubor obsahuje chyby, kontrola upozorní na chyby v podání a podání neproběhne. Opravu chyb není možné provést na ePortálu. Chyby je nutné opravit v mzdovém programu, vygenerovat nový xml soubor a ten znovu nahrát.
Zmocnění jiné fyzické osoby pro ePortál
Po přihlášení na ePortál může zaměstnavatel zmocnit jinou fyzickou osobu pro práci na ePortále a podávání měsíčních hlášení JMHZ, registraci zaměstnance atd. Zmocnění udělí zaměstnavatel po přihlášení na ePortál v části Správa plných mocí volbou Přidat plnou moc. Vybere zmocnění pro Fyzickou osobu. Vyplní jméno, příjmení a rodné číslo fyzické osoby a odešle. Není nutné vyplňovat údaje o elektronickém certifikátu.
Zmocněná osoba se pak již může na ePortál přihlásit jak svou datovou schránkou, tak přes Identitu občana, pokud nemá vlastní datovou schránku.
Oprava chyb v JMHZ – měsíční hlášení
Před uplynutím lhůty lze podané hlášení JMHZ stornovat nebo podat opravné hlášení.
Po uplynutí lhůty pro podání JMHZ do 20. dne následujícího měsíce je nutné všechny chyby opravovat formou opravného hlášení. Opravné hlášení musí obsahovat všechny části jako řádné hlášení.
Pokud zaměstnavatel podává opravné hlášení na základě výzvy k opravě od ČSSZ, musí ho podat do 8 dnů od přijetí výzvy k opravě.
Opravné hlášení lze na ePortálu ČSSZ vytvořit ve formuláři Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele po kliknutí na volbu Přejít na přehled podání. V přehledu podání je potřeba najít podání, ke kterému chcete vytvořit opravné podání, a zvolit Podat opravné.
Shrnutí
Při podávání měsíčního hlášení je potřeba si dát pozor na nejčastější chyby, kterými jsou:
- nevyplněný stát rezidenství,
- nepřihlášené nebo neodhlášené pracovní poměry,
- chybějící nebo chybně vyplněné povinné údaje,
- odesílání měsíčního hlášení bez vyplněného OIČ nebo ID zaměstnání.
Měsíční hlášení JMHZ je možné podávat buď přímo z mzdového programu nebo po přihlášení na ePortál ČSSZ v části JMHZ. Měsíční hlášení je nutné podat nejpozději 20. den následujícího kalendářního měsíce. Na ePortálu ČSSZ se také podává opravné měsíční hlášení. Po uplynutí lhůty je možné provádět opravy již pouze formou opravného hlášení. Před uplynutím je rovněž možné podané hlášení stornovat a podat nové.
Autor: Zuzana Bartůšková – daňový poradce ev. č. 4960, jednatel BKP FINANCE s.r.o. – https://www.bkpfinance.cz.
