Víte, jak správně vést knihu jízd?
Používáte auto k podnikání a nejste si jistí, jak správně evidovat jízdy? Pečlivě vedená kniha jízd často rozhoduje o tom, zda obhájíte své náklady při kontrole. V článku vám ukážeme, kdy se vyplatí ji mít, co by měla obsahovat a jak si evidenci co nejvíce zjednodušit.
Co je to kniha jízd?
Kniha jízd slouží k evidenci údajů o provozu služebního nebo soukromého automobilu užívaného k podnikání. Údaje, které se do ní zapisují, pomáhají finančnímu úřadu při kontrole toho, zda je automobil skutečně používaný k dosažení, udržení a zajištění příjmů.
Kniha jízd je důležitá také pro prokázání uznatelnosti daňových výdajů na provozování vozidla a v určitých případech také z hlediska bezpečnosti práce.
Kniha jízd může mít papírovou i elektronickou podobu. Záznamy doporučujeme archivovat pro případ daňové kontroly minimálně po dobu 5 let, u plátců DPH 10 let. Při chybějící nebo nesprávně vedené evidenci hrozí doměření daně a sankce ze strany finančního úřadu, případně také inspektorátu práce.
Kdo musí vést knihu jízd?
Knihu jízd by měli vést živnostníci a firmy (plátci i neplátci DPH) s alespoň jedním vozidlem, které používají k výkonu své činnosti. Není však povinná pro všechny. Budete ji potřebovat zejména pokud:
- nevyužíváte paušální výdaje na dopravu,
- chcete uplatnit nárok na odpočet DPH,
- auto máte v obchodním majetku nebo na leasing,
- auto využíváte pro služební i soukromé účely,
- musíte dokládat čerpání povinných bezpečnostních přestávek.
Kniha jízd tedy slouží zejména k zaznamenávání reálných nákladů na pohonné hmoty, účelu a doby trvání cest včetně přestávek.
Jaké údaje musíte uvádět do knihy jízd?
Do knihy jízd se obvykle zapisují tyto údaje:
- datum a čas jízdy (od–do),
- účel cesty – co nejpřesněji, např. cesta ke klientovi XY ve Strakonicích, nákup materiálu v ABC Plzeň, soukromá cesta apod.,
- místo odjezdu a místo příjezdu (adresa),
- stav tachometru (počáteční a konečný stav),
- ujetá vzdálenost v kilometrech,
- typ vozidla a SPZ,
- čerpání pohonných hmot (počet litrů a cena),
- údaje o bezpečnostních přestávkách – pokud máte povinnost je čerpat.
Dále doporučujeme zapisovat také:
- typ paliva a průměrnou spotřebu dle technického průkazu,
- datum zahájení provozu vozidla,
- jméno a příjmení řidiče, případně podpis.
Záznamy musí být vedeny chronologicky. Ke každé jízdě uchovávejte také doklady o tankování, případně o zaplaceném mýtném.
Údaje zapisujte ihned po ukončení cesty, zpětně byste si nemuseli pamatovat všechny potřebné informace. V případě, že knihu jízd vedete z důvodu prokázání čerpání bezpečnostních přestávek, máte navíc povinnost údaje zapisovat každý den, nelze je zapisovat zpětně.
Jak rozlišovat soukromé a firemní kilometry?
Používáte vy nebo vaši zaměstnanci auto k podnikání i soukromým účelům? V tom případě můžete provozní náklady uplatnit v daňovém přiznání, avšak pouze za cesty sloužící k služebním účelům. Za soukromou jízdu se přitom považuje i cesta z práce a do práce. Pokud ale z domova vyjíždíte rovnou ke klientovi nebo na nákup materiálu, můžete jízdu uplatnit jako služební.
Soukromé cesty je nutné z evidence vyřadit. Jednoduše to uděláte tak, že budete odděleně zaznamenávat soukromé a firemní kilometry. Myslete také na to, že zaměstnanci, který využívá služební automobil pro soukromé účely, vzniká nepeněžitý příjem, který je nutné zdanit.
Elektronická, nebo papírová kniha jízd?
Zákon nijak nepředepisuje, jakou formu má kniha jízd mít. Záleží jen na vás, jestli budete údaje vyplňovat elektronicky, na papír nebo využijete pokročilé technologie. Pokud jezdíte s jedním autem a jen občas, může vám stačit předtištěná kniha jízd z papírnictví.
Stále více podnikatelů však volí různé mobilní aplikace a elektronické knihy jízd, díky nimž je zapisování údajů jednodušší, a navíc nehrozí jejich ztráta. Některé GPS nástroje dokonce automaticky nahrávají údaje do centrální databáze, čímž mohou nahradit ruční evidenci. Avšak pozor – ověřte si, zda zvolený systém splňuje zákonné požadavky. U profesionálních řidičů by měl např. umět rozlišit stání v koloně a bezpečnostní přestávku.
TIP: Vzor excelové tabulky sloužící k zaznamenání údajů do knihy jízd najdete zdarma ke stažení zde.
Alternativa ke knize jízd: paušál na dopravu
Alternativou ke knize jízd jsou paušální výdaje za dopravu. Díky této možnosti vám odpadá nutnost zaznamenávat počet ujetých kilometrů nebo zapisovat, kolik jste natankovali benzínu.
Paušál na dopravu mohou uplatnit podnikající fyzické i právnické osoby, avšak maximálně na tři vozidla. Místo skutečných nákladů můžete díky paušálu na dopravu uplatnit částku:
- 5000 Kč za měsíc v případě, že automobil používáte jen pro podnikání,
- 4000 Kč za měsíc, pokud vozidlo používáte i pro soukromé účely.
Pokud uplatňujete paušál, nemůžete do nákladů současně zahrnout skutečné náklady na pohonné hmoty a provoz vozidla.
Je kniha jízd povinná?
Kniha jízd je evidenční nástroj, který slouží k doložení, jak využíváte vozidlo pro podnikání. Zákon její vedení přímo nenařizuje, ale v praxi je často nejjednodušším způsobem, jak prokázat daňovou uznatelnost nákladů nebo nárok na odpočet DPH.
Kdo by měl knihu jízd vést?
Typicky ji využívají OSVČ a firmy, které uplatňují skutečné výdaje na provoz vozidla, používají auto i soukromě nebo uplatňují odpočet DPH. Naopak pokud využíváte paušální výdaje na dopravu, knihu jízd vést nemusíte. Vždy ale platí, že musíte být schopni doložit využití vozidla pro podnikání.
Jaké údaje by měla kniha jízd obsahovat?
Zákon přesný rozsah neurčuje, ale běžně se eviduje datum a čas jízdy, účel cesty, trasa (odkud–kam), stav tachometru a počet ujetých kilometrů. Doplnit můžete i údaje o řidiči nebo tankování. Záznamy by měly být vedeny chronologicky, průběžně a přehledně.
Jak rozlišovat služební a soukromé jízdy?
Do daňových nákladů můžete zahrnout pouze jízdy související s podnikáním. Soukromé cesty je potřeba z evidence oddělit a náklady na ně neuplatňovat. Za soukromou se považuje i cesta z domova na pracoviště a zpět. Pokud zaměstnanec využívá služební auto i soukromě, vzniká mu zdanitelný nepeněžní příjem.
Jakou má mít kniha jízd formu?
Zákon formu nijak nepředepisuje. Můžete ji vést v papírové podobě, v Excelu nebo pomocí specializované aplikace či GPS systému. Elektronická řešení často usnadňují evidenci a snižují riziko chyb. Důležité je, aby evidence byla průkazná, úplná a zpětně dohledatelná.
