10. díl: Jak být dobrým lídrem: Jak na efektivní porady

Porady by měly být co nejefektivnější, aby pomáhaly vašemu podnikání. Přesto se v organizování pracovních schůzek děje řada nešvarů, které tato setkání činí skoro nesnesitelnými. Stačí však pár tipů, kterými se řídit během příprav i průběhu porady, a můžete na pracovních schůzkách získat cenný prostor, jak posunout vaše podnikání kupředu.

Porada je nástrojem pro strategickou koordinaci týmu i řešení krizových situací

Jen zmínka blížící se porady vyvolává v některých lidech nepříjemné pocity a stres. A není se čemu divit, když to v zasedacích místnostech občas vypadá jako na bojišti. Namísto aby se účastníci porady soustředili na probírané téma, mnohdy většinu času tráví dohadováním, překřikováním nebo povídáním o všem možném.

Z takových porad odchází frustrovaní a vyhořelí zaměstnanci, kteří mají pocit, že schůzka byla jen ztrátou času. Přitom dobře ukočírovaná porada slouží týmu nejen ke koordinaci a řešení vzniklých problémů, ale také ke strategickým rozhodnutím. Opomenout nelze ani příležitost na vzájemné poznání kolegů a stmelení kolektivu.

Tipy, jak na efektivně řízenou poradu

Přesto se lídři mnohdy dopouštějí v řízení a plánování porad častých chyb. Tomu se však lze vyvarovat, a to pomocí několika klíčových kroků, které by měly být spojeny s organizováním každé porady:

Jak se připravit na poradu

1. Připravte si plán a cíl porady: Už v momentě organizování pracovní schůzky je dobré si uvědomit, proč poradu svoláváme a co je jejím cílem. Dle tohoto cíle navrhněte i jednotlivé kroky porady. Tedy scénář, jak bude porada probíhat. Tohoto scénáře se pak striktně držte, abyste snadněji došli k potřebnému cíli.
2. Agendu porady poskytněte lidem předem: O programu porady je dobré informovat předem všechny zúčastněné. Stačí jen pár informačních vět nebo poskytnutí textových podkladů. Účastníci porady se tak mohou na téma dostatečně připravit.
3. Zvolte vhodný čas porady: Chcete-li, aby se kolegové na téma soustředili, je nutné zvolit vhodný moment. Tím nebývají dny, kdy je například těsně před uzávěrkou projektu. Radost neuděláte kolegům ani dlouhou schůzkou před koncem pracovní doby.
4. Začněte poradu včas: Dochvilnost je nejen výsadou králů, ale především týmu, který má díky efektivnímu hospodaření s časem dostatek prostoru na své pracovní úkoly. Případně v poklidu stíhá další navazující schůzky a porady.
5. Pozvěte pouze ty, kterých se porada týká: Na poradě by měli být pouze lidé relevantní k danému tématu. Nejenže schůzka s menším počtem lidí bude efektivnější, ale také tím nebudete ubírat pracovní čas kolegům, kterých se téma netýká.

Co mít v patrnosti během porady

1. Stanovte si role facilitátora a zapisovatele: Na každé poradě je dobré definovat si alespoň dvě základní role – facilitátora porady, který setkání vede a hlídá agendu, a zapisovatele, který zaznamenává podstatné informace a závěry porady.
2. Soustřeďte se na téma porady: Pokud je to alespoň trochu možné, požádejte kolegy, aby v průběhu porady dodrželi krátký digitální detox. Tedy aby odložili jak telefony, tak notebooky. Není nic rušivějšího než v průběhu porady telefonující kolegové, kteří namísto diskuze sledují sociální sítě.
3. Dejte na poradě prostor všem: Každý člověk má jinou povahu – někdo dokáže povídat od rána do večera, z jiného nedostanete kousek slova. Je dobré, aby facilitátor s tímto počítal a záměrně vyzval k diskuzi i ty členy týmu, kteří jsou spíše ostýchavější a s projevením svého názoru otálejí.
4. Nenechte poradu rozložit upovídanými členy týmu: Jak bylo zmíněno výše, někteří členové týmu mají tendenci povídat o všem možném, co mnohdy nesouvisí ani s pracovní tematikou. Na to je však vhodné po-pracovní pivo nebo teambuilding. Tyto členy týmu je dobré ze strany facilitátora usměrňovat a vracet k tématu.
5. Zkuste změnu prostředí: Zasedací místnosti nemusí být mnohdy dostatečně příjemným a kreativním prostorem především na delší a strategické porady. Zkuste tedy občas změnu. Letní měsíce jsou ideální na porady v parku, v zimě můžete vyzkoušet místní kavárnu nebo coworking.
6. Poradu shrňte, a to včetně úkolů: V závěru porady je dobré vše probrané shrnout, a to včetně vyplynulých úkolů pro jednotlivé účastníky setkání. V případě navazujících pracovních schůzek je ideální čas probrat i přibližný termín další porady.

Na co nezapomenout po poradě

1. Udělejte z porady zápis a pošlete ho ostatním: Zapisovatel by měl poznámky poslat ostatním členům týmu, aby si mohli zpětně připomenout, co se na poradě probíralo a jaké jsou výstupy. Včetně úkolů, které z toho pro ně vyplývají.
2. Strategické porady reflektujte v čase: Především porady strategického typu je dobré si s odstupem času reflektovat, a to jak z pohledu očekávání kolegů, tak i z pohledu vývoje daného tématu. Stručně řečeno, vyvíjí se téma nějakými konkrétními kroky, nebo stále jenom schůzujeme, ale výsledky nejsou žádné? Pak je čas na detailnější revizi zvolené strategie.

Delegujte organizování porad na spolehlivé členy týmu

I v případě pracovních schůzek platí, že učený z nebe nespadl. Jinak řečeno, každou další poradou můžete systém ladit. K tomu je dobré svěřit agendu vedení porady člověku, který pro to má největší vlohy. Tedy je systematický, organizovaný a umí dobře komunikovat. Z toho vyplývá, že vedení porady je nejčastěji vhodné delegovat na projektové manažery, asistentky, koordinátory apod.

Naučte se pro řízení pracovních schůzek také používat chytré nástroje, které vám usnadní organizování práce. Mezi ty patří například vzory pro zápis z porady od společnosti Microsoft nebo třeba elektronické úkolníčky Asana a Freelo, kde můžete zaznamenat jednotlivé úkoly, které z porady vyplynuly.

Stručně

• Dobře vedená porada slouží nejen ke koordinaci a řešení vzniklých problémů, ale také ke strategickým rozhodnutím. Opomenout nelze ani příležitost na vzájemné poznání kolegů a stmelení kolektivu.
• Před poradou si připravte plán a cíl porady a agendu poskytněte lidem předem. Zvolte vhodný čas porady a začněte včas. Pozvěte pouze ty, kterých se porada týká.
• Na začátku porady stanovte role facilitátora a zapisovatele. Soustřeďte se výhradně na téma porady a dejte prostor všem. Nenechte poradu rozložit upovídanými členy týmu.
• Na konci poradu shrňte, a to včetně úkolů. Udělejte z porady zápis a pošlete ho ostatním. Strategické porady reflektujte s odstupem času.
• Delegujte organizování porad na spolehlivé, systematické a organizované členy týmu. Naučte se pro řízení pracovních schůzek také používat chytré nástroje a aplikace.