15. díl: Jak si stanovit priority v podnikání: Praktický průvodce

Nestíhám. Nemám čas ani na oběd. Nevím, kde mi hlava stojí a co udělat dřív. To jsou věty, se kterými má osobní zkušenost velké procento podnikatelů. Mnozí z nich se shodují na tom, že začínají pracovat v 7 ráno, končí v 8 večer a stejně nezvládli vše, co chtěli. Řada podnikatelů totiž musí plnit hned několik rolí – roli marketéra, prodejce, účetního apod. Jak si tedy stanovit priority v podnikání, abyste nevyhořeli?

Proč je důležité vytyčit si priority?

Pokud chcete, aby bylo vaše podnikání co nejefektivnější, je třeba si správně zorganizovat čas. V zájmu svého vlastního psychického zdraví a také úspěchu svého podnikání byste měli získat kontrolu nad tím, co je třeba udělat.

Vždy je dobré myslet na to, že rozhodně nemusíte udělat všechny úkoly sami, řadu z nich je možné delegovat. V případě, že byste plýtvali časem na úkoly, které nevedou k růstu vašeho podnikání, mohli byste zjistit nepříjemnou skutečnost, a sice, že vaše podnikání stagnuje.

Které úkoly upřednostnit?

Existuje hned několik účinných metod, které vám pomohou dát pracovní úkoly do latě. Oblíbená je například metoda řazení úkolů ABCD. Jak funguje?

• Priority A: „Áčkové“ priority si jednoduše stanovíte tak, že se zamyslíte nad tím, do čeho byste se následující den pustili, pokud byste neměli na práci nic jiného, tedy žádné schůzky, hovory, odpovídání na e-maily apod. Priority A by měly vést přímou cestou k dosažení vašich podnikatelských cílů. Může se jednat například o vypracování velkého návrhu, schůzku s klíčovým dodavatelem apod. Položky A, tedy položky s největší prioritou, by měly tvořit zhruba 20 až 30 % vašeho času.
• Priority B: „Béčkové“ aktivity představují činnosti, které musíte daný den udělat, jinými slovy ty, které vás zaměstnávají. Příkladem může být kontrola smluv, dohled nad personálem nebo vyřizování reklamací. Prioritám B byste se měli věnovat až poté, co jste pracovali na prioritách A. Měly by tvořit přibližně 30 až 40 % vaší pracovní doby.
• Priority C: Úkoly z kategorie C představují neplánované aspekty vaší práce, které musíte udělat. Dalo by se říci, že zatímco priority A a B si plánujete sami, priority C se často naplánují za vás. Jednat se může o neplánované meetingy, vyřizování běžných požadavků, reakce na e-maily apod. „Céčkové“ úlohy by měly zabírat cca 20 až 25 % vašeho času.
• Priority D: Úkoly z kategorie D jsou tu od toho, abyste se jich jednoduše zbavili. Můžete je odložit, zahodit nebo delegovat na někoho jiného. Co si pod těmito aktivitami představit? Surfování po webu, vyřizování úkolů, které by měly být delegovány, čtení newsletterů apod.

Naplánování pracovního týdne podle prioritních úkolů

Jakmile úkoly rozdělíte do čtyř výše uvedených kategorií, na jejich základě si naplánujte celý pracovní týden. Jak?

Sepište si seznam věcí, které musíte udělat

Nejdříve si sepište veškeré úkoly, které budete muset během týdne stihnout a napište si k nim, o kterou z priorit se jedná (A, B, C). Seznam si napište na papír nebo do telefonu či tabletu a jakmile některý z úkolů splníte, zaškrtněte si ho.

Úkoly konkrétně popište

Při sepisování úkolů, které musíte splnit, buďte co nejkonkrétnější a poznamenejte si jen úkoly, které během dne opravdu dokážete zvládnout. Například namísto toho, abyste si napsali, že budete pracovat na náboru nových zaměstnanců, napište si, že připravíte náborový inzerát.

Poznačte si, kolik času budou úkoly vyžadovat

Zdánlivě nekonečný seznam pracovních úkolů dokáže člověka pořádně vyděsit. Některé úkoly však mnohdy zaberou jen několik minut. Pokud začínáte mít pocit, že nestíháte, označte si úkoly, které vyžadují minimum času a úsilí, a co nejdříve je dokončete. Seznam úkolů se tak krásně „vyčistí“.   

Stanovte si termíny

Zatímco některé úkoly můžete udělat kdykoliv během týdne, jiné musíte dokončit v pevném termínu. K úkolům je však ideální si stanovit termín i v případě, že není oficiálně vyžadovaný.

Nástroje, které vám pomohou s plánováním

Při plánování pracovního týdne vám mohou velmi pomoci praktické nástroje a aplikace. Oblibě se těší například tyto:

• Trello: Trello je možné využívat na počítači i v telefonu. Tento nástroj umožňuje rozplánovat si jednotlivé úkoly do přehledných nástěnek.
• Evernote: Díky Evernote si můžete ukládat na jednom místě poznámky, texty a fotky a nahrávat a ukládat hlasové záznamy.
• TimeBloc: Aplikace TimeBloc umožňuje naplánovat úkoly na minuty přesně.
• Kalendář Google: Velké oblibě se těší i praktický kalendář od Googlu. Jeho nespornou předností je, že se vám do něj budou automaticky přidávat veškeré schůzky a úkoly z e-mailu.
• Timely: Efektivně zorganizovat pracovní týden vám pomůže i aplikace Timely, která je dostupná jak na mobilních zařízeních, tak i v internetovém prohlížeči.

Objevte výhody outsourcingu  

Pokud máte i poté, co jste si stanovili priority a naplánovali jste si pracovní týden, pocit, že důležité úkoly nestíháte, nezoufejte. Od toho je tu outsourcing, díky kterému budete mít dostatek času věnovat se pouze hlavním úkolům.

Outsourcing spočívá v tom, že zadáte splnění úkolu externímu specialistovi. Nejenže tímto způsobem ušetříte čas a energii, ale můžete také počítat s profesionálním vypracováním úkolu. Podnikatelé mohou outsourcovat celou řadu každodenních činností, nejčastěji jde o účetnictví, správu sociálních sítí, IT, správu skladu apod.

Proč je pro podnikatele klíčový work-life balance?

Priority v podnikání máte stanovené? Výborně. Nezapomínejte však na to, že byste se měli soustředit nejen na samotný úspěch v podnikání, ale také na svůj osobní život.

Podnikatelům, kteří se věnují jen a pouze pracovnímu životu, hrozí syndrom vyhoření, který má negativní vliv na zdraví a samozřejmě i samotné podnikání. Důležité proto je umět vyvážit pracovní život s tím osobním. Abyste dosáhli work-life balance, je důležité odpovědět si také na otázku, jaké jsou vaše osobní priority a čeho chcete v životě dosáhnout. I s tím vám může pomoci metoda ABCD.

Stručně

• Řazení úkolů ABCD je účinnou metodou, která vám pomůže dát pracovní úkoly do latě.
• Priority A by měly vést přímou cestou k dosažení vašich podnikatelských cílů. Může se jednat například o vypracování velkého návrhu, schůzku s klíčovým dodavatelem apod.
• Priority B představují činnosti, které musíte daný den udělat, jinými slovy rutinní manažerské činnosti. Prioritám B byste se měli věnovat až poté, co jste pracovali na prioritách A.
• Priority C představují neplánované aspekty vaší práce, které musíte udělat.
• Priority D jsou úkoly, které můžete odložit, zahodit nebo delegovat na někoho jiného.
• Při plánování pracovního týdne vám mohou velmi pomoci praktické nástroje a aplikace, jako je Trello, Evernote, TimeBloc, Kalendář Google nebo Timely.
• Pokud své úkoly přesto nestíháte, vsaďte na outsourcing, díky kterému budete mít dostatek času věnovat se pouze hlavním úkolům.
• Nezapomínejte na to, že byste se měli soustředit nejen na samotný úspěch v podnikání, ale také na svůj osobní život. Abyste předešli syndromu vyhoření, musíte vyvážit pracovní život s tím osobním.