Time management: Jak organizovat svůj pracovní čas (nejen) v předvánočním období

Pro mnoho podnikatelů je předvánoční čas nejrušnějším obdobím v roce. A právě v době, kdy před vámi stojí celá řada povinností a nezbytné přípravy, je naprosto klíčový dobrý time management. Poradíme vám, jak správně rozvrhnout čas a zlepšit efektivitu práce a přidáme také několik tipů na nástroje, které vám s organizací času pomůžou.

Jak na dobrý time management v 9 krocích

V první řadě se pojďme podívat na to, co můžete udělat proto, abyste se stali pány svého času a stihli vše, co máte naplánované.

Uspořádejte si své pracovní místo

Hromada papírů na pracovním stole a lístečky s připomínkami úkolů vás můžou značně rozptylovat od práce a způsobovat chaos a neorganizovanost. Začínejte pracovní den s čistou hlavou a čistým stolem. Ukliďte si svůj pracovní stůl, vyhoďte nepotřebné papíry a na očích mějte pouze seznam úkolů, který daný den musíte splnit.

Začněte plánováním

Jednou z nejdůležitějších zásad správného time managementu je plánování. Ideálně si v neděli nebo pondělí ráno vyhraďte čas na to, abyste si naplánovali, jaké aktivity vás v daném týdnu čekají, odhadněte také čas jednotlivých činností a počítejte i s rezervou. Pokud budete vědět, kolik času vám daný úkol zabere, jednoduše úkoly rozložíte do celého dne a vyhnete se pocitu, že nestíháte. Vždy se snažte své plány dodržet.

Pomůže vám TO-DO list

Svůj pracovní den snadno naplánujete s pomocí takzvaného TO-DO listu, na který sepíšete všechny úkoly a postupně je budete odškrtávat. Aby byl váš TO-DO list co nejefektivnější, snažte se dodržovat několik pravidel. Každý večer sepište důležité úkoly, které vás následující den čekají a seřaďte je podle důležitosti. Při jejich plnění začněte od prvního úkolu a až po jeho splnění přejděte k dalšímu. Pokud se vám některý z úkolů nepodaří splnit, přesuňte ho na následující den a označte ho vykřičníkem.

Stanovte si priority

Ujasněte si, co je pro vás nejdůležitější. V případě, že byste se snažili stihnout naprosto všechno, nemuselo by se vám to podařit a ještě byste byli pod tlakem. A jak priority určit? Pomoci vám může takzvaný Eisenhowerův princip, který se skládá ze čtyř částí založených na různé míře urgentnosti. Podle tohoto principu dělíme úkoly na důležité a urgentní, důležité a neurgentní, nedůležité a urgentní a nedůležité a neurgentní.

V první řadě byste se měli soustředit na úkoly, které jsou důležité a urgentní a je nutné je zvládnout ještě v ten den. Co se týče důležitých a neurgentních úkolů, naplánujte si, kdy se do nich pustíte. Nedůležité a urgentní úkoly zkuste delegovat na své zaměstnance nebo kolegy a nedůležité a neurgentní úkoly nedělejte vůbec, případně až na ně budete mít čas.

Zjistěte, kdy se vám pracuje nejlépe

O rozdělení lidí na sovy a ranní ptáčata jste už jistě někdy slyšeli. Americký doktor Michael Breuse však lidi podle jejich osobnostních rysů a kvality spánku dělí hned na čtyři chronotypy, a sice na lvy, medvědy, vlky a delfíny. Každý z těchto typů je produktivní v jiném čase a liší se i tím, kdy by měli plnit složitější úkoly nebo třeba jíst a spát. Pokud poznáte, který z těchto typů jste, může vám to pomoci lépe organizovat svůj čas a plnit důležité úkoly ve chvíli, kdy jste nejproduktivnější.

Jste lev, medvěd, vlk, nebo delfín?

Ve společnosti je nejčastější chronotyp medvěda, kterému odpovídá až 55 % lidí. Medvědi dokážou pracovat kdykoliv od rána od sedmi do jedenácti večer. Odpoledne na ně ale padá únava a v noci si potřebují dopřát vydatný spánek. Lvům nedělá problém brzké vstávání a dokážou se brzy ráno soustředit na práci, kolem odpoledne na ně ale padá únava a mají tendenci chodit dříve spát. Vlkům se ráno hůře vstává, nejproduktivnější jsou v odpoledních a večerních hodinách. Delfíni mívají problém v noci přestat myslet a hůře spí a nejproduktivnější jsou mezi devátou a desátou hodinou dopoledne. To, jaký jste chronotyp vy, můžete zjistit díky tomuto kvízu.

Delegujte práci

Ne všechno musíte zvládnout sami. Pokud se na vás navaluje čím dál tím více práce, zkuste ji delegovat na ostatní. I když ze začátku budete muset věnovat čas proškolení zaměstnanců, vrátí se vám to mnohonásobně ve chvíli, kdy se danou činnost naučí a pravidelně ji budou dělat za vás. 

Nezapomínejte na přestávky a odměňte se

Pokud už se na daný úkol nedokážete soustředit a cítíte se unavení, udělejte si krátkou přestávku, ideálně se jděte projít na čerstvý vzduch. Vytvořte si také příjemné pracovní prostředí a až splníte všechny úkoly, odměňte se, třeba něčím dobrým k jídlu.

Trénujte soustředění

Práci zvládnete podstatně rychleji, když se na ni budete dokonale soustředit. Jak se ale lépe soustředit? Jednou z možností je meditace, kterou byste ideálně měli zařadit do každého pracovního dne. Koncentraci můžete také vypilovat čtením, zkuste si bez přestávky číst 30 minut a postupně čas zvyšte na hodinu nebo dvě.

Tipy na nástroje a aplikace pro lepší organizaci času

Které nástroje a aplikace vám s organizací času pomůžou?

Asana

Organizaci času vám výrazně usnadní aplikace Asana, ve které si můžete naplánovat úkoly a přiřadit k nim termíny. Aplikace vám každé ráno pošle souhrn úkolů, které vás daný den čekají.

Freedom

Zjistili jste, že máte při práci tendenci procházet sociální sítě nebo novinky na internetu? Vyzkoušejte aplikaci Freedom, díky které můžete snadno zablokovat na vašem telefonu i na počítači všechny rušivé elementy, které s vaší prací nesouvisejí. Aplikaci můžete vyzkoušet zdarma v týdenní zkušební době, po uplynutí zkušební doby je třeba si ji předplatit.

Trello

Další aplikací, která je velmi oblíbená při organizaci úkolů, je Trello. Díky této aplikaci můžete vytvořit přehledné nástěnky s úkoly, označit je barevnými štítky, sdílet je s dalšími osobami a splněné úkoly odškrtávat.

Toggl

Chcete mít přehled o tom, kolik času jste strávili nad konkrétním úkolem? Pak vám přijde vhod aplikace Toggl, která vám bude pravidelně zasílat reporty, díky nimž budete mít přehled o svém čase.

Streaks

Chcete se naučit vyřizovat e-maily vždy ve stejnou dobu nebo třeba každý den věnovat čas vzdělávání v oboru? Na tvorbu nových návyků je zaměřena praktická aplikace Streaks.

Caflou

Tento nástroj vám pomůže efektivně řídit celou firmu a její finance. Umožní vám sledovat cash flow a předvídat jeho budoucí vývoj. Díky Caflou se zbavíte rutinní práce, snížíte chybovost, zlepšíte týmovou spolupráci a zvýšíte výkon firmy. Vše na jednom místě, odkudkoli a za dostupnou cenu. Caflou také nabízí efektivní řízení týmu, projektů, vztahů se zákazníky.

Najděte inspiraci v knihách

Pokud si chcete o time managementu načíst něco více, doporučujeme následující knihy:

• David Gruber: Time management
• Jan Urban: Jak lépe naložit s časem
• Kevin Crus: Moderní time management

Závěr

Dobře zvládnutý time management je dokonalým předpokladem pro to, abyste zvládli udělat vše, co je třeba. Naučte se plánovat úkoly, delegovat práci a odpočívat a využívejte chytré aplikace, které vám organizaci času ještě usnadní.