Jak postupovat, pokud měníte sídlo nebo název společnosti?

Změna sídla nebo názvu společnosti je běžný krok při růstu, reorganizaci nebo rebrandingu. Zjistěte, jak postupovat při zápisu změny do obchodního rejstříku, kdy je nutné upravit společenskou smlouvu a na jaké další povinnosti nezapomenout.

Změna sídla společnosti v rámci obce a do jiné obce

Sídlo společnosti je základní údaj, který se zapisuje do společenské smlouvy nebo jiného zakladatelského dokumentu a do obchodního rejstříku. Ne vždy je ale nutné měnit údaje ve společenské smlouvě.

Právnická osoba totiž může do společenské smlouvy uvést pouze název obce (např. Ústí nad Labem), ve které se sídlo nachází, nikoliv celou adresu. Do veřejného rejstříku je pak nutné uvést celou adresu, kterou je třeba při změně upravit.  

Reklama

Změna sídla v rámci stejné obce

V případě, že chystáte změnu sídla v rámci obce a při zakládání společnosti jste do zakladatelského dokumentu uvedli pouze název obce, nebudete muset společenskou smlouvu nijak upravovat, a ušetříte tak náklady za notářské služby. O změně sídla v takovém případě může rozhodnout statutární orgán, pokud to společenská smlouva nevylučuje.

Máte ve společenské smlouvě uvedenou celou adresu sídla? V tom případě je nutné provést změnu adresy nejen v obchodním rejstříku, ale také ve společenské smlouvě.

Změna sídla do jiné obce

V případě přesídlení do jiné obce je vždy nutné provést změnu sídla ve společenské smlouvě i v obchodním rejstříku. 

Jak postupovat při změně sídla společnosti

Jaké kroky je potřeba udělat, aby ke změně sídla došlo?

Rozhodnutí o změně sídla

Prvním krokem je samotné rozhodnutí o změně sídla. Pokud při změně sídla dochází ke změně obsahu společenské smlouvy, musí o změně rozhodnout valná hromada a rozhodnutí je třeba doložit notářským zápisem. Souhlas se změnou sídla musí vyjádřit nejméně dvě třetiny všech společníků, pokud společenská smlouva nestanoví vyšší poměr hlasů.

V případě, že nedochází ke změně zakladatelského dokumentu a rozhodnutí učinil statutární orgán (jeden nebo více jednatelů), rozhodnutí nemusí mít podobu notářského zápisu.

Podání návrhu na zápis změny v obchodním rejstříku

Návrh na zapsání změny sídla v obchodním rejstříku se podává příslušnému rejstříkovému soudu. K návrhu je nutné přiložit zejména:

• rozhodnutí valné hromady nebo rozhodnutí statutárního orgánu v náležité formě,
• pokud došlo k aktualizaci, nové znění společenské smlouvy,
• dokument, který prokazuje právní důvod užívání prostor nového sídla (buď souhlas s poskytnutím sídla od vlastníka nemovitosti, nebo výpis z katastru nemovitostí ne starší 3 měsíců, pokud je společnost vlastníkem).

Návrh můžete podat v elektronické i listinné podobě. Soud se zpravidla do 5 dnů vyjádří, zda provede zápis změny sídla.

Změna názvu společnosti krok za krokem

Důvodů pro změnu názvu společnosti je nespočet – od odchodu společníka přes zahraniční expanzi až po rebranding. Podobně jako v případě změny sídla předchází změně názvu hlasování valné hromady (případně rozhodnutí jediného společníka) a změna společenské smlouvy (případně zakladatelské listiny nebo stanov). Souhlas se změnou názvu musí vyjádřit nejméně dvě třetiny všech společníků, pokud společenská smlouva nestanoví vyšší poměr hlasů.

O rozhodnutí valné hromady změnit název společnosti notář sepíše notářský zápis. Ten společně s dalšími dokumenty přiložíte k návrhu na zápis změny názvu společnosti do obchodního rejstříku. Příslušný rejstříkový soud rozhodne zpravidla do 5 pracovních dnů od podání návrhu.

• V případě přijetí návrhu může společnost začít jednat pod novou obchodní firmou dnem zápisu do obchodního rejstříku; do té doby vystupuje společnost pod svým původním názvem.
• V případě zamítnutí návrhu používá společnost nadále původní název. Návrh může soud zamítnout například z důvodu, že nový název společnosti je zaměnitelný s jinou obchodní firmou nebo je klamavý.

Jakým institucím musíte nahlásit změnu sídla a názvu společnosti?

Pokud dojde ke změně sídla nebo názvu společnosti v obchodním rejstříku, máte povinnost tuto skutečnost nahlásit několika institucím.

• Živnostenský úřad, finanční úřad a katastrální úřad jsou propojeny s obchodním rejstříkem, a tak by se informace o změně měla automaticky propsat. Nicméně doporučujeme ověřit splnění oznamovací povinnosti.
• Pokud máte zaměstnance, musíte změnu nahlásit do 8 dnů ČSSZ a všem zdravotním pojišťovnám, u kterých jsou zaměstnanci pojištěni.
• Pokud společnost vlastní silniční vozidla, musíte změnu ohlásit registru silničních vozidel.
• Dle situace pak může být potřebné změnu nahlásit Úřadu práce, Úřadu průmyslového vlastnictví a dalším institucím.

Aktualizujte interní materiály a dokumenty

Kromě nahlášení změny výše uvedeným institucím musíte novým názvem a identifikačním číslem označit sídlo, případně provozovnu.

Adresu sídla nebo název obchodní společnosti aktualizujte i na svých webových stránkách, v e-mailových podpisech a na sociálních sítích, ve smlouvách nebo také v účetních programech, které využíváte. Nezapomeňte na vizitky, pracovní portály, banky a další.