4. díl: Objevte výhody bezpapírové kanceláře a ušetřete díky digitalizaci procesů

Uvažovali jste někdy nad tím, kolik papíru ve firmě každý den spotřebujete? A věděli jste, že podle průzkumů až 45 % veškerého tištěného materiálu skončí ještě ten samý den v koši? V našem článku se dozvíte, proč stále více firem přechází na digitalizaci procesů, jaké jsou výhody bezpapírové kanceláře a jak začít ve firmě fungovat bez papíru.

Proč zavést bezpapírovou kancelář?

Bezpapírová kancelář šetří nejen přírodu, ale také čas a peníze. Pojďme se tedy podívat blíže na to, jaké jsou největší výhody bezpapírové kanceláře.

Úspora času

Statistiky ukazují, že zaměstnanci mohou strávit až neuvěřitelných 40 % pracovní doby hledáním potřebných papírových dokumentů. Tento čas věnovaný organizaci a vyhledávání papírových dokumentů je však možné strávit podstatně efektivněji. Digitalizované dokumenty jsou uloženy na centrálním úložišti, které si můžete představit jako dokonale organizovanou digitální kartotéku. Zaměstnanci díky výkonným vyhledávacím schopnostem centrálního uložiště dokáží požadovaný dokument najít během několika vteřin.

Úspora místa

Je nesporným faktem, že papír zabírá hodně místa. A ještě více místa zabírají kartotéky a prostory, kde se kartotéky nacházejí. Digitalizace souborů umožňuje ukládat veškeré dokumenty na místním serveru nebo cloudu.

Úspora peněz

Jednou z výrazných výhod, které mluví ve prospěch bezpapírových kanceláří, je úspora peněz. Věděli jste, že americké firmy utratí 460 miliard dolarů jen na výplatách za zpracování velkého množství informací v papírové formě? Bezpapírové kanceláře jsou schopné zpracovat mnohem větší objem informací ve srovnání s tradičními kancelářemi. Digitalizace snižuje náklady vynaložené nejen na papír, ale také na tisk, inkoust, poštovné i kancelářské prostory, kde se dokumenty uchovávají.

Ochrana životního prostředí

Při výrobě papíru se produkují skleníkové plyny a obrovská spotřeba papíru napříč firmami vede k odlesňování a také ke globálnímu oteplování. Recyklace sice může kompenzovat některé dopady na životní prostředí, ale ne na 100 %. Další negativní dopad na životní prostředí mají také tonery a inkoust.

Víte že?

Malá česká firma, která má méně než 50 zaměstnanců, ročně spotřebuje tolik kancelářského papíru, na jehož výrobu je třeba 16 vzrostlých smrků.

Jednoduchý přenos informací

Softwary určené pro správu dokumentů nabízí jednoduchý proces ukládání dokumentů. Tyto softwary také umožňují dokumenty sdílet s ostatními uživateli a dokážou také převést dokumenty pomocí skenerů do jakéhokoliv typu souboru, ať už se jedná o .docx, .pdf nebo obrázkové soubory.

Zvýšená bezpečnost

Tištěné papíry je těžké sledovat a mít o nich dokonalý přehled. Tištěné dokumenty se mohou velmi snadno ztratit, poškodit nebo zničit. V případě tištěných dokumentů je také velmi složité sledovat tisk a kopírování citlivých dokumentů. Softwary pro správu elektronických dokumentů mají však pokročilé bezpečnostní funkce, díky nimž můžete těmto starostem předejít. Správci mohou například snadno nastavit přístupová práva ke konkrétním dokumentům.

Pro jaké firmy je bezpapírová kancelář vhodná?

Bezpapírovou kancelář mohou využívat malí podnikatelé i velké korporace. Podnikatelé jistě ocení například elektronické faktury, možnost elektronického podpisu smluv nebo datovou schránku. Samozřejmě platí, že je jednodušší bezpapírovou kancelář zavést v malé organizaci než ve velké firmě, kde je nutné upravit celé workflow.

Jak přejít na bezpapírovou kancelář?

Nejlepší cestou, jak přejít na bezpapírovou kancelář, je převedení všech interních procesů do centrálně řízené elektronické podoby. K tomuto převedení by mělo dojít postupně, nejlépe od nejjednodušší digitalizace po tu složitější.

Elektronický kalendář

Digitalizaci můžete začít tou nejjednodušší věcí, kterou je kalendář. Trvá sice chvíli si na jeho elektronickou podobu navyknout, ale v okamžiku, kdy objevíte všechny jeho výhody, už se k papírovému kalendáři nevrátíte. Elektronický kalendář umožňuje například sdílet údaje s kolegy, plánovat hromadné schůzky a povolit přístup ke kalendáři přes různá zařízení. Vždy tak budete o důležitých událostech informováni nejen v práci, ale také doma nebo na cestách.

Elektronické faktury

Také faktury nevyžadují papírovou formu. Můžete je posílat zákazníkům elektronicky, a to buď formou elektronické faktury vytvořené v Excelu, nebo prostřednictvím některé z fakturačních aplikací. Čas vám výrazně ušetří například aplikace Fakturoid nebo iDoklad, díky nimž budete mít o svých fakturách perfektní přehled.

Digitalizace zápisníků

Jedním z dalších způsobů, jak redukovat množství spotřebovaných papírů ve firmě na minimum, je digitalizace zápisníků. Zkuste místo klasických papírových sešitů a diářů využívat praktické poznámkové aplikace, mezi které patří například OneNote nebo Evernote. Sami zjistíte, že jsou mnohem přehlednější a ušetří vám čas.

TIP: Využijte chytrý telefon

V dnešní době pro digitalizaci papírových dokumentů už nepotřebujete ani skener. Chytré telefony umožňují využívat aplikace pro skenování dokumentů prostřednictvím fotoaparátu a jejich následné přímé uložení na vybrané úložiště nebo zaslání na e-mail.

Elektronické podpisy smluv

Ani v případě smluv nemusíte dokument tisknout, podepisovat, skenovat a posílat druhé straně v tištěné formě. Můžete využít možnost elektronického podpisu. Snadno ho získáte například na stránkách elektornickypodpis.cz.

TIP: Preferujte PDF formát

V případě, že posíláte dokument, který nevyžaduje již další editaci, posílejte ho ve formátu PDF. Tento formát zaručí jednotné zobrazení napříč zařízeními a operačními systémy.

Komplexní řešení pro digitalizaci kanceláře

Nechcete využívat jednotlivé nástroje pro digitalizaci procesů, ale hledáte komplexní řešení? Přehledné a rychlé řízení a také automatizaci všech obchodních procesů přes internet kdykoliv a odkudkoliv nabízí například Sofa od Software 602 nebo také světově rozšířený software Kofax, který je určený pro středně velké firmy a také velké firmy a korporace.


Zpět