Jak na dobrou spolupráci s účetní

Výběr dobré účetní je pro podnikatele stejně důležitý jako výběr lékaře. Pro správné fungování spolupráce totiž musí účetní o klientovi vědět hodně detailů z jeho podnikatelského života. Kvalitně vedené účetnictví vaší firmě zajistí potřebné finanční zdraví.

Podle čeho poznat dobrou účetní / dobrého účetního

Odpověď na tuto otázku není úplně jednoduchá. První problém je v tom, že pro každého je dobrá účetní jiná. Pro někoho je dobrá účetní ta, která je flexibilní a okamžitě reaguje na každý požadavek. Pro někoho jiného je dobrá účetní ta, která dokáže poradit, jindy zase ta, která si při každém předávání povídá a zajímá se i o osobní a podnikatelský život klienta. Pro jiného to bude naopak ta, co ho nezdržuje zbytečnými řečmi. V každém případě je ale dobrá účetní ta, která má potřebné odborné znalosti a nespokojí se s tím, že jen doklady zadá bez přemýšlení do programu a počká, co z něj “vypadne”.

V otázkách preferované komunikace, flexibility, ochoty a schopnosti radit je nejlepší se s vybranou účetní přímo a jasně domluvit na tom, co jako podnikatel očekáváte a zda daná účetní funguje tak, jak očekáváte. Tedy jasně se domluvit na konkrétní podobě spolupráce a sejít se na stejné vlně. Ze stejného důvodu by se měl podnikatel před finálním podpisem smlouvy vždy s účetní osobně sejít (nebo alespoň virtuálně přes videohovor), aby zjistil, jestli si lidsky sednou. Ponechat kompletně celý výběr účetní na někom jiném a řídit se jen měřitelnými kritérii, jako je cena, se může vymstít v tom, že si nakonec podnikatel s účetní nesednou a spolupráce dlouhodobě fungovat nebude. 

Ověřit odborné znalosti účetní není pro laika nijak jednoduché. Je ale pár bodů, které se vyplatí prověřit:

• Má účetní potřebné živnostenské oprávnění? Vedení účetnictví je vázaná živnost. To znamená, že účetní musí k jejímu provozování splnit předepsané odborné požadavky sestávající z předepsaného vzdělání a praxe. To, že účetní živnostenský list má, lze ověřit vyhledáním v živnostenském rejstříku. Živnost musí mít i účetní firmy. V živnostenském rejstříku je živnost zapsaná jako “Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence”. Pokud danou živnost účetní nemá, není oprávněna vést účetnictví ani daňovou evidenci.
• Nenabízí něco, na co nemá oprávnění? Účetní může poskytovat účetní poradenství, tzn. poradenství v oblasti účetnictví, účetních předpisů a daňové evidence. Daňové poradenství může nabízet pouze daňový poradce nebo daňově poradenská společnost zapsaná u Komory daňových poradců. To, zda je dotyčný daňovým poradcem, lze ověřit vyhledáním v seznamu daňových poradců. Pokud účetní není zároveň daňový poradce, ale přitom nabízí daňové poradenství, značí to, že buď nezná dobře zákonné předpisy upravující podnikání v oblasti účetnictví a daní, anebo nepravdivé informace uvádí úmyslně. Ani jedno není pro účetní dobrá vizitka, protože úmyslně nebo neúmyslně klame klienta. U daňového poradce máte právo jako klient požadovat předložení osvědčení daňového poradce.
• Vzdělává se? Účetnictví a zejména daňové předpisy se neustále mění. Často i několikrát do roka. Účetní, která se nevzdělává, dříve či později “ujede vlak”. Je proto naprosto v pořádku se účetní zeptat, jakou formou se vzdělává. Někdo preferuje kurzy, jiný raději samostudium odborné literatury. Také je v pořádku se zeptat, jaké kurzy v uplynulém roce účetní navštívila, případně jakou odbornou literaturu četla nebo čte pravidelně. Pokud účetní svůj odborný rozvoj staví výhradně na diskuzi na sociálních sítích, je riziko, že nebude mít vždy správné informace a spíše než na relevantních faktech staví na názorech a zkušenostech ostatních. Což v oblasti účetnictví a daní není úplně bezpečné.
• Neříká, že ví všechno a dělá všechno? Pokud vám účetní tvrdí, že všechno ví, nikdy neudělala žádnou chybu, zvládá úplně všechny typy subjektů od malých živnostníků neplátců po velké korporace včetně neziskových organizací, příspěvkových organizací, bytových družstev a společenství vlastníků, zbystřete. Stejně jako v jiných oborech platí i v účetnictví, že nikdo není neomylný a neví vše. Účetnictví a daně jsou poměrně složité a rozsáhlé. Není v silách jediného člověka umět kvalitně úplně vše. Vyjímkou může být větší účetní firma, která má víc zaměstnanců s různou specializací.
• Má zkušenosti s firmou, jako je ta vaše? Řada účetních na svých stránkách uvádí reference, popř. vám při schůzce na dotaz sdělí, kdo jsou její klienti. V daném případě se zajímejte, jestli jde o firmy/podnikatele, jako jste i vy sami. Tzn. podobné velikostí, druhem podnikání (živnostník, s.r.o., malá firma, střední nebo velká firma) a oborem podnikání. Není zas až tak podstatné, jestli účetní spolupracuje s velkými či známými firmami. Pro vás je podstatné, jestli má zkušenosti s firmou, jako je ta vaše a s vaším oborem podnikání. Pokud nemá, ale slibuje, že to zvládne, zvažte, zda vy chcete být ten, na kom se účetní bude učit. Má to své výhody (např. lze sjednat nižší cenu), ale i nevýhody (především neznalost specifik oboru).

Co by měla dělat každá strana (klient i účetní)

Je dobré vědět, že žádný právní předpis nestanoví, co má externí účetní pro klienta dělat. Když to hodně zjednodušíme, úkolem účetní je účtovat. To znamená na základě dokladů od klienta zaznamenávat účetní případy do účetních knih. Úkolem klienta je předávat doklady a podklady, spolupracovat s účetní, poskytovat jí úplné, správné a pravdivé informace a platit za její služby. Vše ostatní je potřeba si výslovně domluvit. Ideálně formou písemné smlouvy, aby se předešlo budoucím neshodám.

Sjednejte si proto s účetní, zda chcete, aby kontrolovala formální náležitosti dokladů a zda vám má připravovat příkazy na platby. A pokud ano, tak zda jen na platby daní a mezd, nebo i na platby vůči vašim obchodním partnerům. Sjednejte si také, zda chcete dostávat nějaké výstupy z účetnictví – jak často, jaké a v jaké podobě. Domluvte se, zda chcete posílat přehled neuhrazených pohledávek a závazků a zda má účetní docházet k vám do firmy, nebo naopak má pracovat samostatně. Domluvte si také, zda chcete počítat mzdy, připravovat podklady k daním a další věci, které očekáváte, že pro vás účetní bude dělat.

Jak předávat doklady účetní

V dnešní době je možné doklady předávat jak papírově, tak elektronicky. Papírové doklady je možné k účetní nosit osobně, posílat poštou či dopravní službou, nebo naopak si pro ně účetní může jezdit či organizovat svozy dokladů. U elektronického předávání se nabízí možnost předávat doklady přes e-mail nebo nějaké elektronické úložiště či sdílený disk.

Účetní je možné předávat originály dokladů nebo jen prosté kopie a originály si klient ponechává u sebe. Je proto vhodné se domluvit, kdo bude mít na starosti archivaci originálů daňových dokladů – zda účetní, nebo klient.

Pro hladkou spolupráci si předem domluvte, jaký způsob předávání dokladů preferuje účetní a jaký vy. Nejlepší varianta je, pokud se na způsobu shodnete. Pokud vybraná účetní nepracuje způsobem, jaký jako klient preferujete (např. nepracuje s papírovými doklady, nebo naopak nepracuje s elektronickou formou), je vhodné se zamyslet, zda nebude lepší najít jinou, se kterou se shodnete. Zkušenost z praxe je taková, že pokud se klient nebo účetní dlouhodobě přemáhá do nevyhovující formy spolupráce, tak z dlouhodobého hlediska spolupráce neklape.

Většinou platí, že klient nese odpovědnost za věcnou správnost dokladů. To znamená, že to, co se v dokladech uvádí, skutečně proběhlo tak, jak je deklarováno. Externí účetní většinou nemá šanci zjistit, že fakturované zboží bylo skutečně dodáno v takovém množství, druhu a kvalitě, jak je na dokladu uvedeno. Je vhodné se domluvit, kdo bude kontrolovat formální náležitosti dokladů, tj. jestli jsou na nich uvedeny všechny zákonem požadované náležitosti a ve formě, v jaké to právní normy vyžadují.

Na začátku spolupráce je také vhodné si domluvit, jak má klient doklady pro účetní třídit a řadit. Jsou podnikatelé, kteří doklady prostě naházejí do jedné složky a předají účetní netříděné. Nicméně někdo je seřadit vždycky musí a schopná asistentka, která doklady připraví, obvykle stojí méně, než když doklady třídí sama účetní.

Další otázkou je, jak často účetní doklady předávat. Ideální je předávat je průběžně nebo alespoň jednou měsíčně. A to proto, aby účetní mohla doklady projít a případně včas odhalit nějaký problém k řešení, např. nutnost doklad opravit nebo skutečnost, že se podnikatel musí registrovat jako plátce DPH. Při předávání dokladů čtvrtletně nebo dokonce jen jednou ročně může být i pro klienta složité řešit takové opravy nebo si vzpomenout na přesnou podstatu obchodního případu, pokud to není z dokladu zjevné. Případně po roce dohledávat chybějící doklady k platbám na bankovním výpise je pro podnikatele jistě náročné časově i procesně.

Pokud má klient zaměstnance, měl by na začátku spolupráce určit, který zaměstnanec bude s účetní komunikovat a řešit předávání dokladů, jejich nedostatky či odpovídat účetní na související dotazy. Není nutné, aby to vždy byl majitel firmy. Ale je nutné, aby daný zaměstnanec měl přístup k potřebným informacím.

Má-li být účetnictví vedeno správně, tak je potřeba si uvědomit, že předáním dokladů účetní to pro podnikatele nekončí. Externí účetní není ve firmě přítomná, není s podnikatelem, když objednává zboží a vede své podnikání. Takže pochopitelně potřebuje vysvětlit některé položky na dokladu a jejich vztah k podnikání. Zodpovědná účetní si nemůže domýšlet, jak to bylo. A rozumný podnikatel se nezdráhá objasnit jí skutečnou podstatu obchodního případu.

Autor: Zuzana Bartůšková – daňový poradce ev. č. 4960, jednatel BKP FINANCE s.r.o. – https://www.bkpfinance.cz.