Základy účetnictví, které musí každý podnikatel znát
Každý podnikatel by měl chápat základní principy účetnictví. A to i v případě, že vedení účetnictví svěřujete profesionální účetní. Účetnictví totiž není jenom povinností, ale i nástrojem, který vám pomůže zlepšit finanční zdraví podnikání, plánovat rozvoj i reagovat na nečekané situace.
Daňová evidence, nebo účetnictví?
Pokud s podnikáním teprve začínáte, musíte především určit, zda budete vést účetnictví, daňovou evidenci, nebo ani jedno.
- Účetnictví (dříve nazývané podvojné účetnictví) sleduje náklady a výnosy. Účtuje se v něm o aktivech (majetek) a pasivech (závazcích). Účetnictví musí vést zejména všechny právnické osoby se sídlem v ČR, fyzické osoby (OSVČ) zapsané v Obchodním rejstříku, fyzické osoby s ročním obratem nad 25 milionů korun a další subjekty. Účetnictví můžete vést i dobrovolně.
- Daňová evidence (dříve jednoduché účetnictví) chronologicky sleduje příjmy a výdaje, a také majetek a závazky. Musí ji vést OSVČ, které nemají povinnost vést účetnictví a uplatňují skutečné výdaje. Kromě příjmů (vystavené faktury) tedy musíte evidovat i veškeré výdaje (účtenky, přijaté faktury apod.) a majetek.
- Pokud jako OSVČ uplatňujete paušální výdaje nebo paušální daň, nemusíte vést ani daňovou evidenci, ani účetnictví. Své povinnosti vůči finanční správě si splníte podáním daňového přiznání jednou ročně, v případě paušální daně většinou nemusíte ani to. V obou případech evidujete pouze své příjmy (vystavené faktury).
Pokud vedete účetnictví, pravděpodobně se neobejdete bez profesionální účetní, i když zákon umožňuje podnikatelům vést účetnictví i svépomocí.
Základní principy a pojmy v účetnictví
Účelem účetnictví je věrně zachytit reálný stav hospodaření a dát přesný a komplexní pohled na to, jak se firmě finančně daří. Účetnictví proto musí být přehledné, úplné, správné a průkazné. Kromě výnosů a nákladů zaznamenává i stav a pohyb majetku či závazků.
Základním principem účetnictví je podvojné zapisování položek na účty Má dáti a Dal. Každá položka na jednom účtu musí být spárovaná s položkou na druhém účtu.
U aktivních účtů (např. banka, pokladna, zásoby) se na stranu MD účtuje přírůstek (např. nakoupené zboží) a na stranu Dal úbytek (např. platba za nakoupené zboží). U pasivních účtů (např. závazky, úvěry) se přírůstek účtuje na stranu Dal a úbytek na stranu MD.
- Má dáti – zvyšuje aktiva nebo snižuje pasiva (například nakoupený materiál – zvýšení zásob, splacení dluhu – snížení závazku);
- Dal – snižuje aktiva nebo zvyšuje pasiva (například platba za nakoupený materiál – úbytek peněz v bance, nový úvěr – zvýšení závazků).
Když tedy například nakoupíte zboží za hotovost, na straně „Má dáti“ zaznamenáte přírůstek zásob a na straně „Dal“ snížení hotovosti.
O jakých položkách se účtuje?
- Aktiva – dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek, finanční majetek, zásoby a další,
- pasiva – vlastní zdroje (kapitál, zisk) nebo cizí zdroje (závazky, úvěry),
- náklady – výdaje na zajištění činnosti,
- výnosy – finanční prostředky, které získáte díky své činnosti.
Rozdíl výnosů a nákladů je hospodářský výsledek. Pokud jsou výnosy vyšší než náklady, firma je v zisku, v opačném případě je ve ztrátě.
Majetek v účetnictví a daních
Vždy je nutné rozlišit, zda jde o majetek hmotný, nebo nehmotný a drobný, nebo dlouhodobý.
Drobný hmotný majetek je majetek se vstupní cenou nižší než 80 000 Kč. Můžete ho celý uplatnit do nákladů. Pokud je však jeho doba použitelnosti delší než rok, musíte tyto náklady časově rozlišit.
Mezi dlouhodobý hmotný majetek patří např. nemovitý majetek a movité věci, které mají dobu použitelnosti delší než jeden rok a jejich pořizovací cena je vyšší než 80 000 Kč. U dlouhodobého majetku provádíte odpisy, které si uplatníte do nákladů.
Účetní doklady
Všechny položky v účetnictví se podkládají účetními doklady, které potvrzují uskutečnění hospodářských operací a které musíte po zákonem stanovenou dobu archivovat.
Nejčastějšími typy účetních dokladů jsou:
- faktury vydané a přijaté,
- příjmové a výdajové pokladní doklady,
- bankovní výpisy,
- interní účetní doklady, např. příjemky, výdejky apod.
Jako podnikatel musíte všechny tyto účetní doklady řádně evidovat, označovat a předávat účetní nebo účetnímu, který provede zápisy o těchto operacích do příslušných účetních knih.
Knihy v účetnictví
Účetní doklady se evidují:
- v účetním deníku chronologicky,
- v hlavní účetní knize systematicky podle účtů z účtové osnovy.
V účetním deníku je u každého záznamu uveden příslušný účet Má dáti a Dal. V hlavní účetní knize jsou poté zápisy uspořádané podle syntetických účtů z účtové osnovy, to znamená podle věcného hlediska. Kromě obratů na straně Má dáti a Dal zde najdete počáteční i konečný zůstatek.
Mezi další knihy v účetnictví patří kniha analytických účtů a kniha podrozvahových účtů. Pomocí účetních knih se sleduje hospodaření společnosti a jeho výsledky.
Účetní závěrka, rozvaha a výsledovka
Společnosti, které vedou účetnictví, mají povinnost na konci účetního období vypracovat účetní závěrku. Ta se odevzdává společně s daňovým přiznáním a v určitých případech se zveřejňuje v Obchodním rejstříku. Účetní závěrka zobrazuje výsledek hospodaření za dané účetní období.
Účetním obdobím je nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců. Nejčastěji se shoduje s kalendářním rokem, ale ne vždy. Pokud účetní období začíná prvním dnem jiného měsíce než ledna, mluvíme o hospodářském roku. Při změně účetního období z kalendářního na hospodářský rok či naopak může být účetní období delší nebo kratší než 12 měsíců.
Rozsah účetní závěrky je různý podle velikosti firmy, vždy však obsahuje minimálně:
- Rozvahu – výkaz, který zachycuje stav majetku a zdrojů, tedy aktiva a pasiva. Součet aktiv musí odpovídat součtu pasiv. Z rozvahy zjistíte, kolik máte majetku, jaké máte závazky a vlastní zdroje.
- Výkaz zisků a ztráty (výsledovku) – přehled o výsledku hospodaření za dané období, tedy rozdíl výnosů a nákladů. Díky výsledovce zjistíte, zda byla firma v daném období v zisku, nebo ve ztrátě.
- Přílohu k účetní závěrce – obsahuje doplňující informace, které vysvětlují čísla v rozvaze a výsledovce.
Daňová evidence
Daňová evidence je ve srovnání s účetnictvím mnohem jednodušší. Podnikající fyzická osoba nemusí připravovat účetní závěrku, výsledovku ani rozvahu. Eviduje pouze příjmy, výdaje, majetek a závazky, přičemž forma daňové evidence není předepsána. Účelem daňové evidence je výpočet daně z příjmů.
Podkladem pro daňové přiznání jsou faktury, pokladní a bankovní doklady. Z rozdílu příjmů a výdajů se vypočítá daňová povinnost.
Musím vést účetnictví, nebo daňovou evidenci?
Záleží na typu podnikání a obratu. Účetnictví je povinné pro všechny právnické osoby, pro OSVČ zapsané v Obchodním rejstříku a OSVČ s ročním obratem nad 25 milionů Kč. Jinak můžete jako OSVČ vést daňovou evidenci, případně využít paušální výdaje či paušální daň bez vedení evidence.
Jaký je rozdíl mezi účetnictvím a daňovou evidencí?
Účetnictví sleduje výnosy, náklady, majetek a závazky podle pravidel podvojného účetnictví. Daňová evidence sleduje příjmy a výdaje chronologicky, eviduje majetek a závazky, ale nevyžaduje sestavování rozvahy ani výsledovky.
Co jsou základní pojmy v účetnictví?
- Aktiva – majetek firmy (dlouhodobý, krátkodobý, finanční).
- Pasiva – vlastní a cizí zdroje financování.
- Náklady – výdaje na zajištění činnosti.
- Výnosy – příjmy z prodeje služeb, zboží či majetku.
Rozdíl výnosů a nákladů určuje hospodářský výsledek (zisk nebo ztrátu).
Jaké doklady musím evidovat?
Faktury (vydané i přijaté), pokladní doklady, bankovní výpisy a interní doklady (např. příjemky, výdejky). Doklady je nutné archivovat podle zákona (typicky 10 let).
Jak se evidují doklady v účetnictví?
Chronologicky v účetním deníku a systematicky v hlavní knize podle účtové osnovy.
Co obsahuje účetní závěrka?
Rozvahu (stav majetku a zdrojů financování), výkaz zisků a ztráty (rozdíl výnosů a nákladů za období) a přílohu (vysvětluje čísla v rozvaze a výsledovce). Rozsah závisí na velikosti firmy.
K čemu slouží daňová evidence?
Eviduje příjmy, výdaje, majetek a závazky za účelem výpočtu daně z příjmů.
