Máte už kde podnikat? Volte své sídlo podnikání s rozmyslem

Jednou z nezbytných náležitostí pro podnikání firmy je její sídlo. Ačkoli termín "sídlo firmy" bývá často používán i ve spojitosti s živnostníky, zde je přesnější termín "místo podnikání", zatímco sídlo firmy je jednoznačně spojené s právnickými osobami.

Společnosti, resp. jejich zakladatelé musí proto dokládat právní důvod užívání prostor, které budou jako sídlo společnosti sloužit. To dokládají zvláštním dokumentem, kterým je:

• písemné prohlášení vlastníka prostor ne starší 3 měsíců (bytu nebo nebytového prostoru; vlastnictví doloží výpis z listu vlastnictví z Katastru nemovitostí), kterým uděluje souhlas k užívání těchto prostor, anebo
• prohlášení osoby (správce) zmocněného k udělení souhlasu s umístěním sídla, součástí musí být i zmocnění tohoto správce
• Oba typy prohlášení musí mít písemnou formu a musí na nich být úředně ověřené podpisy vlastníka nebo oprávněných osob.

Sídlo společnosti je poté spolu s dalšími náležitostmi zapsáno do obchodního rejstříku. Adresa sídla společnosti musí obsahovat minimálně název obce, směrovací číslo a ulici a číslo. Není tedy možné mít sídlo přes P. O. Box, apod.

Změna sídla společnosti

Co když ale potřebujete z nejrůznějších důvodů společnost (včetně sídla) přesunout. Co vše musíte udělat, aby to bylo v souladu se zákonem?

Stejně jako při vzniku musíte mít souhlas vlastníka prostor, nebo jejich správce. Také budete potřebovat výpis z katastru nemovitostí o dané nemovitosti, do níž chcete sídlo umístit.

Následně musíte zajistit i změnu sídla v obchodním rejstříku nebo živnostenském rejstříku. To uděláte podáním návrhu na zápis změny, přičemž ho musíte podat bez zbytečného odkladu. Tento návrh s plnou adresou nového sídla podává statutární orgán společnosti u příslušného rejstříkového soudu. Další náležitosti přichází podle toho, kam svoje nové sídlo chcete umístit:

• nové sídlo je ve stejném městě – pokud je v zakladatelské listině uveden jako sídlo firmy pouze název města, nemusíte dokládat rozhodnutí formou notářského zápisu.
  Plně postačí, pokud o změně sídla rozhodne statutární orgán.
• nové sídlo je umístěno v jiném městě než doposud – musí dojít ke změně zakladatelské listiny. Pro změnu sídla firmy a společenské smlouvy je třeba notářský zápis potvrzující souhlasné rozhodnutí valné hromady či souhlas všech společníků.

Další součástí návrhu na změnu sídla musí být doklad o provedení právního úkonu změny sídla. Tím je např. rozhodnutí společníků nebo statutárního orgánu, může jím být i zápis z valné hromady. Jak už jsme zmínili výše k návrhu je přiložena změněná zakladatelská listina (příp. stanovy). Součástí návrhu je pak poplatek 2000 korun formou kolku.

Soud je povinen rozhodnout o změně sídla firmy do 15 dnů od podání návrhu. A pokud je návrh schválen, pak musíte oznámit údaje o novém sídle na příslušné úřady:

• podnikatel musí podat ohlášení změny sídla do 15 dnů na příslušném živnostenském a finančním úřadě
• firma se zaměstnanci musí novou adresu povinně nahlásit do 8 dnů na příslušné pobočce České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ) a příslušné pobočce zdravotní pojišťovny.

Kam se sídlem zamířit?

Máte-li všechny právní náležitosti, pak je zde ještě druhá „strana mince“ a tou je tedy samotné sídlo, resp. klidně i prostory. Tím máme na mysli ne adresu, ale skutečné umístění, které hraje v životě firmy důležitou roli a pomáhá vlastně i v budování jejího dobrého jména.

Mohlo by se zdát, že čím větší město a sídlo firmy se nachází blíže jeho středu, znamená, že firma je důvěryhodnější. Spíše je však lepší dávat o sobě vědět samotnými výsledky, výrobky či službami, než tím, kde sídlí, i když z hlediska podpory budování reputace firmy to nelze opomíjet.

Samozřejmě záleží na oboru podnikání a činnosti. U provozu e-shopu může stačit pro podnikání část bytu v paneláku, přičemž potřebujete hlavně počítač s připojením a pak nějaké externí skladovací prostory. U větší výrobní firmy budete spíše volit sídlo tak, abyste byli dostupní zákazníkům. Firma s několika zaměstnanci v kanceláři nabízející poradenské služby nebo drobný prodejce zase spíše zvolí centrum města.

Některé firmy ke svému podnikání nepotřebují trvalé kanceláře, jiné zase oddělují své podnikání od sídla firmy, kde sídlí jen vedení, jiné firmy pak teprve rozjíždějí podnikání a stačí jim proto tzv. splnit podmínky sídla. Alternativou tak jsou tzv. registrační sídla, známější pod názvem virtuální kanceláře. Výhodou takto založeného sídla může být přívětivější finanční úřad, jehož frekvence kontrol může být výrazně menší než v samotném místě podnikání.

Navíc je třeba přitom myslet i na jednu ze zákonných povinností, podle níž by sídlo mělo umožňovat kontakt s veřejností a orgány státní správy.