Jak připravit úspěšnou tiskovou konferenci?

Tisková konference neboli formální setkání s novináři je jedním z nástrojů public relations. Pořádání tiskové konference vám umožňuje předat důležité informace o firmě většímu množství novinářů zároveň. Aby však byla tisková konference úspěšná, je třeba ji opravdu důkladně připravit.

Kdy je tisková konference vhodná?

Tiskové konference mohou pořádat jak firmy, tak i organizace, státní instituce nebo jednotlivci. Je však třeba myslet na to, že by sdělované skutečnosti na tiskové konferenci měly být opravdovou novinkou, měly by také být zajímavé pro média, aktuální a v neposlední řadě důkladně připravené.

Příklady, kdy je vhodné uspořádat tiskovou konferenci

Tiskovou konferenci by tedy měly firmy pořádat ve chvíli, kdy chtějí sdělit něco opravdu významného. Příkladem může být představení nového produktu či služby, představení zajímavé osobnosti, která se stala tváří značky nebo výrobku, reakce na aktuální událost nebo třeba sdělení ekonomických výsledků za uplynulý rok.

A kdy naopak vhodná není?

Ne vždy je pořádání tiskové konference vhodné. Novináři každým dnem dostávají desítky pozvánek na tiskové konference, takže se nemohou ani zdaleka účastnit všech a pečlivě si vybírají, na kterou tiskovou konferenci dorazí.

Je proto namístě si opravdu dobře promyslet, jestli je konkrétní sdělení pro novináře natolik atraktivní, aby se tiskové konference zúčastnili. V opačném případě hrozí, že vynaložíte čas a peníze na pořádání tiskové konference, na kterou se novináři nedostaví.

Příklady, kdy není vhodné pořádat tiskovou konferenci

Ke sdělením, kdy není pořádání tiskové konference namístě, patří například oznámení o změně sídla společnosti, jmenování nového ředitele nákupu a podobně.

Jak by měla vypadat příprava na tiskovou konferenci?

Nyní už se pojďme podívat na to, na co vše byste se měli zaměřit při pořádání tiskové konference.

Téma

V první řadě je třeba se soustředit na nosné téma tiskové konference, o které se budou moci novináři opřít a které bude zajímavé pro jejich čtenáře.

Místo

Pokud jste si jistí, že je vaše sdělení zajímavé a dočká se zájmu ze strany novinářů, začněte uvažovat nad tím, kde tiskovou konferenci uspořádáte. Ideální je zvolit takové místo, které bude novinářům z různých redakcí snadno dostupné. Ve větších městech je nejlepší konferenci pořádat v centru, kam jsou novináři zvyklí chodit a kam se snadno dopraví hromadnou dopravou nebo kde je možnost parkování.

Čas

Dobře si také promyslete, v jaký den a v jaký čas tiskovou konferenci uspořádáte. Zkuste se vyhnout pondělkům a pátkům, tedy dnům, během kterých obvykle probíhají redakční porady. Vaše tisková konference by také neměla probíhat ve stejný čas jako jiná důležitá konference nebo událost ve městě. Co se času týče, pro tiskovou konferenci vždy raději volte dopoledne, a to mezi 10. a 11. hodinou.

Účastníci

Kromě tématu, místa a času věnujte pozornost i tomu, která média oslovíte. Může se jednat jak o lokální, tak i okresní tisk, odborný tisk nebo celoplošná média. Pozvánku pošlete jen těm médiím a novinářům, u kterých je pravděpodobné, že je téma konference zaujme a na tiskovou konferenci dorazí. Naplánujte také to, kdo bude na konferenci vystupovat a kdo bude konferenci moderovat.

Pozvánky

Na základě vypracovaného seznamu novinářů médiím odešlete pozvánky na tiskovou konferenci. Pozvánka by měla obsahovat všechny důležité informace o pořádané konferenci, jako je téma, místo, čas a případně také seznam osob, které na konferenci vystoupí. Z pozvánky by měli novináři snadno vyčíst, kdo tiskovou konferenci pořádá a měla by obsahovat i kontakt na odpovědnou osobu.

Tiskové materiály

Příprava na tiskovou konferenci by měla zahrnovat i zajištění tiskových materiálů pro novináře. Ty by měly obsahovat všechny důležité informace, jež se týkají plánovaného sdělení, fotografie, videa apod. Před realizací konference byste měli připravit také prezenční listiny, navigační cedule, podklady pro organizátory akce, jmenovky na stoly a případně také vhodné dárky pro novináře apod.

Občerstvení

Na tiskovou konferenci je bezesporu dobré zajistit občerstvení, a to minimálně v podobě vody, kávy a čaje. Připravit můžete také koláčky nebo chlebíčky a další drobné občerstvení.

Program tiskové konference

Aby tisková konference proběhla hladce, mějte předem krok za krokem naplánovaný program. V samotný den realizace zkontrolujte, jestli je všechno připravené (funkčnost techniky, podklady pro novináře, vzhled místnosti apod.). Následovat by mělo přivítání pozvaných novinářů, zahájení tiskové konference a následné představení tématu konference. V harmonogramu konference by měl být i prostor pro dotazy novinářů a konference by měla být ukončená oficiálním rozloučením. 

Na co nezapomenout po skončení tiskové konference?

Poté, co tisková konference skončí, zašlete všem novinářům, kteří se konference účastnili, e-mail s poděkováním a s kvalitně zpracovanou tiskovou zprávou, fotkami nebo případě i videem. Materiály pošlete i těm novinářům, kteří na konferenci nedorazili.

Ani tímto však vaše práce nekončí. Abyste mohli vyhodnotit, zda byla konference úspěšná, sledujte výstupy v médiích a jejich dosah.

Stručně

• Sdělované skutečnosti na tiskové konferenci by měly být opravdovou novinkou, měly by také být zajímavé pro média, aktuální a v neposlední řadě důkladně připravené.
• Příprava na tiskovou konferenci by měla obsahovat volbu vhodného tématu, místa a času. Poté vypracujte seznam novinářů a pošlete jim pozvánky.
• Na tiskové konferenci nesmí chybět tiskové materiály pro novináře a drobné občerstvení.
• Po skončení tiskové konference zašlete všem novinářům, kteří se konference účastnili, e-mail s poděkováním a s kvalitně zpracovanou tiskovou zprávou, fotkami nebo případě i videem. Sledujte výstupy v médiích a jejich dosah.