Jak prakticky měřit a zvyšovat produktivitu práce

O důležitosti produktivity práce se toho napsalo už hodně. Abyste ji však mohli zvýšit, musíte ji nejdřív umět změřit, ať už pracujete jako freelancer, nebo vedete tým zaměstnanců. Pouze tak můžete poznat slabá místa, stanovit realistické cíle a zvolit správné strategie pro jejich dosažení.

Co produktivita práce znamená a proč je důležitá

Účelem podnikání je dosahování zisku, a proto každý podnikatel hledá způsoby, jak zvyšovat příjmy a současně snižovat náklady. Produktivita práce ovlivňuje obojí – vyšší výkonnost znamená, že stejný tým nebo jednotlivec dokáže vytvořit více hodnoty za stejný čas nebo při nižších nákladech.

Produktivita práce je klíčový ukazatel výkonnosti podniku, protože přímo souvisí s konkurenceschopností firmy. Efektivní využívání lidských, materiálních a technologických zdrojů umožňuje rychlejší dodání produktů či služeb, lepší kvalitu, nižší chybovost a vyšší spokojenost zákazníků. Naopak nízká produktivita může vést k vyšším nákladům, přepracovaným zaměstnancům a ztrátě obchodních příležitostí.

Produktivita tedy není jen číslo – je praktickým nástrojem pro rozhodování a strategický růst.

Reklama

Měření osobní produktivity pro freelancery

Klíčem k měření produktivity freelancerů je důkladné zaznamenávání dokončených úkolů a času stráveného na různých projektech. S tím vám pomůžou nástroje jako Toggl. Měřený čas rozdělte podle klientů a nezapomeňte měřit i neplacenou práci, tj. čas strávený administrativou, budováním osobního brandu nebo komunikací s klienty. Sepište si, co vás v práci brzdí nebo vyrušuje a zkuste tyto faktory eliminovat.

V předem stanovených intervalech (např. jednou měsíčně) vyhodnoťte, kolik jste reálně dokončili úkolů, které můžete vyfakturovat, a kolik jste s nimi strávili času. Vypočítejte si u jednotlivých projektů hodinový výdělek. To vám pomůže odhalit, které zakázky se vám skutečně vyplatí.

Měření produktivity zaměstnanců

Výkonnost můžete měřit buď v rámci celé organizace, skupiny zaměstnanců nebo u konkrétního zaměstnance. Stejně tak si můžete zvolit libovolný časový horizont, během kterého budete produktivitu měřit.

Produktivitu sledujte v čase a porovnávejte výsledky za různá období. Při všech větších změnách tak můžete snadno spočítat jejich dopad. Pokud například zavádíte nové technologie, porovnejte data „před“ a „po“. Zjistíte tak, jaká je návratnost této investice a zda se vám vyplatí v modernizaci technologií pokračovat.

Pro každou profesi se hodí jiný typ výpočtu, avšak všechny vzorce vycházejí ze základního principu – produktivita práce je vyjádřením poměru mezi vstupy a výstupy. To znamená, že produktivita práce v organizaci = výstup / počet zaměstnanců nebo odpracovaných hodin. Za výstup se mohou považovat tržby, vyrobené kusy apod.

U jednotlivých zaměstnanců můžete sledovat například splnění cílů (počet výrobků, získaných klientů apod.), kvalitu práce (počet vadných výrobků, reklamací), ale i měkké ukazatele jako motivace k seberozvoji či týmové spolupráci.

Faktory ovlivňující produktivitu práce

Vedoucí pracovníci mohou zvýšit produktivitu práce, aniž by zvyšovali nároky na pracovní výkon zaměstnanců. Za nízkou produktivitou obvykle stojí:

• nízká kvalifikace či zkušenosti zaměstnanců,
• nízká motivace zaměstnanců,
• neefektivní organizace práce,
• nejasně nastavené cíle nebo špatná komunikace,
• nevhodná ergonomie pracovního místa,
• nevyužívání moderních technologií.

Jak zvýšit produktivitu práce bez tlaku na výkon?  

Zvýšení produktivity neznamená, že budete pracovat více, ale efektivněji. Jak na to?

Zvyšujte motivaci a kvalifikaci zaměstnanců

Pravidelně se ptejte zaměstnanců, co je motivuje a co jim vadí. Pokud je to možné, vyjděte jim vstříc. Někdy i malá změna, například posunutí pracovní doby či pořízení nového nástroje, může výrazně ovlivnit spokojenost zaměstnanců.

Vnitřně motivovaní zaměstnanci podávají lepší pracovní výkony a jsou loajálnější. Díky nízké fluktuaci můžete zvýšit jejich kvalifikaci a snížit náklady na nové zaměstnance.

Zaměřte se na ergonomii a efektivitu práce

Za nízkou produktivitou mnohdy stojí i na první pohled nepodstatné drobnosti, jako je těsná pracovní bunda nebo sklad na druhém konci haly. Ujistěte se, že zaměstnanci mají všechen materiál a potřebné nářadí vždy po ruce a že se jim pohodlně pracuje.

Efektivitu práce zvýšíte také například tím, že:

• každý zaměstnanec bude vždy vědět, co má dělat,
• nikdo nebude muset dlouze čekat na schválení či reakci na dotaz,
• nikdo nebude dělat zbytečné činnosti, které nemají reálný dopad.

Dobrý manažer by měl mít dokonalý přehled o workflow svého týmu a umět identifikovat oblasti, které efektivitu práce snižují.

Rutinní činnosti automatizujte

V dnešní době je robotizace a automatizace v některých oborech již samozřejmostí. S příchodem umělé inteligence se navíc značně rozšířily oblasti, kde lze technologie využívat. Udělejte si interní audit a přenechte rutinní práci strojům.

Zvyšování produktivity práce není o tlačení na výkon, ale o chytrém a efektivním řízení času, procesů a motivace lidí. I malé změny mohou přinést významný nárůst efektivity, a tím i lepší výsledky pro vás i váš tým.