Nastupuje k vám nový zaměstnanec? Zjistěte, jak na hladký onboarding
Povedlo se vám najít ideálního kandidáta na volnou pozici? Skvělé, ale nezapomínejte také na jeho onboarding, tedy kvalitní zaškolení a uvedení do firmy. První týdny totiž do značné míry určí, jak bude zaměstnanec u vás spokojený a produktivní.
Příprava dokumentů a nezbytná administrativa
S novým zaměstnancem se pojí také několik zákonných povinností. Vše si důkladně připravte předem, abyste se vyhnuli sankcím a neudělali na nováčka špatný dojem. Na co nezapomenout?
- Uzavření pracovní smlouvy a seznámení zaměstnance s jeho právy a povinnostmi,
- přihlášení zaměstnance na zdravotní pojišťovnu a ČSSZ, v případě cizince také na úřad práce,
- zajištění školení BOZP a PO a v zákonem stanovených případech také vstupní lékařské prohlídky.
Zaměstnanci dejte podepsat prohlášení poplatníka daně z příjmů (tzv. růžový formulář) a seznamte ho s interními směrnicemi. Dále pak můžete se zaměstnancem dle potřeby uzavřít dohodu o mlčenlivosti nebo dohodu o hmotné odpovědnosti.
Vybavení pracovního místa
Ještě před samotným nástupem zaměstnance se ujistěte, že má k dispozici vše, co k výkonu práce bude potřebovat. Může jít o pracovní stůl a počítač, nářadí, pracovní oděv, telefon či klíče, ale také například e-mail či přístupy do softwarů.
Během prvního dne byste měli se zaměstnancem udělat prohlídku pracoviště, aby věděl, kde co najde. Ukažte mu zázemí pro zaměstnance (kuchyňku, toalety, šatnu), tiskárnu, sklad apod.
Začlenění do pracovního kolektivu
Aby se zaměstnanec cítil v týmu dobře a vždy věděl, na koho se může obrátit, nepodceňte jeho seznámení s dalšími zaměstnanci. Vysvětlete mu organizační strukturu celé společnosti a seznamte jej s lidmi ze všech oddělení.
Nového zaměstnance uveďte ještě před jeho nástupem. Řekněte svým kolegům, kdy nastoupí a jaké bude plnit povinnosti. Určete, kdo bude nového zaměstnance zaškolovat a pro zaškolování vyhraďte dostatek času. V den nástupu by měl nového zaměstnance na pracovišti přivítat jeho nadřízený. Nepodceňte také sílu neformálních vztahů a zorganizujte v prvních dnech společný oběd.
Přidělte novému zaměstnanci „buddyho“, tedy jakéhosi parťáka, který mu v prvních týdnech pomůže s orientací v novém prostředí a sociální adaptací. Onboarding buddy by měl být zkušený zaměstnanec, který dobře zná všechny firemní postupy i členy týmu. Měl by nováčkovi zodpovědět nejrůznější pracovní i mimopracovní dotazy – tedy například kdo umí opravit rozbitou tiskárnu nebo kdo chodí po práci na squash.
Seznámení s firemní kulturou
Aby si nový zaměstnanec vytvořil silnou vazbu k vaší společnosti, seznamte ho s vaší historií, firemní vizí a hodnotami. Díky tomu bude nejen motivovanější a loajálnější, ale získá i jasné argumenty při strategických rozhodnutích. Hodnoty společnosti by měl nejen znát, ale především uznávat a dodržovat.
Adaptace na firemní kulturu má i praktický rozměr. Zaměstnanec by například měl znát pravidla týmové komunikace či dress code.
Onboarding a zaškolení zaměstnance
Nyní můžete zaměstnance seznámit s onboradingovým plánem. Připravte pro něj strukturovaný dokument, který bude obsahovat:
- popis pracovní pozice, postupů a pracovní náplně,
- popis používaných nástrojů a softwarů,
- cíle a očekávání,
- rozhodovací kompetence,
- plán hodnoticích pohovorů.
Onboardingu dejte jasný časový rámec a určete, s čím zaměstnanec během školení začne a kdy má co zvládnout samostatně. Vždy postupujte od jednodušších úkolů ke složitějším. Během onboardingu pravidelně získávejte zpětnou vazbu od nového zaměstnance i jeho kolegů, abyste mohli proces optimalizovat.
Na konci onboardingu by měl mít zaměstnanec všechny znalosti a dovednosti potřebné pro správné a efektivní plnění úkolů.
Onboardingový plán musí být vždy připraven individuálně, každá pozice má totiž jiná specifika a každý zaměstnanec jiné zkušenosti a dovednosti. Obsahem onboardingu tak mohou být i školení či různé kurzy.
Co dělat, když nový zaměstnanec nezapadne?
Obvykle by nový člen týmu měl během onboardingu pochopit své povinnosti a začít je plnit samostatně a v požadované kvalitě. Také by měl zapadnout do týmu, dobře komunikovat s kolegy a projevovat pochopení firemní kultury i dostatečnou motivaci.
Co však dělat, když nesplňuje stanovené cíle? Především se snažte zjistit příčinu. Proberte se zaměstnancem, co mu dělá problém či proč jeho motivace klesá. Snažte se společně najít řešení a domluvte se na dalším postupu.
Také se může stát, že ještě ve zkušební době odejde samotný zaměstnanec. V takové situaci se otevřeně ptejte na důvody, abyste mohli výběr nových zaměstnanců a proces adaptace vylepšit.
Nábor nových zaměstnanců stojí firmy značné úsilí i finance, a proto byste jej neměli podceňovat. Investice do kvalitního a stabilního týmu je investicí do úspěchu celého podnikání.
Proč je onboarding zaměstnanců důležitý?
Dobře zvládnutý onboarding zvyšuje šanci, že nový zaměstnanec zůstane ve firmě dlouhodobě, rychleji se zapojí do práce a bude produktivní i spokojený.
Jaké administrativní kroky musím při nástupu zaměstnance udělat?
Uzavřít pracovní smlouvu, přihlásit zaměstnance na zdravotní pojišťovnu a ČSSZ, zajistit školení BOZP a PO, případně lékařskou prohlídku. Nezapomeňte na růžový formulář a interní směrnice.
Co je potřeba připravit před nástupem nového zaměstnance?
Pracovní místo, přístupy do systémů i veškeré pracovní pomůcky. Užitečné je také informovat kolegy o novém zaměstnanci předem.
Jak začlenit zaměstnance do týmu?
Představte ho kolegům, vysvětlete organizační strukturu a ideálně mu přidělte „buddyho“ – zkušeného kolegu, který mu pomůže s adaptací.
Co má obsahovat onboardingový plán?
Popis pracovní pozice a cílů, postupy, nástroje, rozhodovací kompetence a harmonogram hodnoticích rozhovorů. Měl by být přizpůsoben konkrétní pozici a člověku a mít jasný časový rámec.
Co když nový zaměstnanec nezapadne nebo nemá dostatečný pracovní výkon?
Zjišťujte důvody, mluvte otevřeně a pokuste se společně najít řešení. Pokud i tak situace nefunguje, využijte zkušební dobu k ukončení spolupráce.
