Jak na efektivní psaní zápisů ze schůze?

Ze správně napsaného zápisu budete i po čase vědět, o čem se jednalo, co se rozhodlo, co se plánuje a jaké úkoly se přidělily. Aby byl zápis užitečný, musíte jej správně strukturovat a zaznamenat do něj to nejdůležitější. Co všechno by měl dokument obsahovat a jakým chybám se vyhnout?

Proč jsou zápisy ze schůze důležité a k čemu slouží?

Zápis ze schůze je klíčový dokument, který zaznamenává:

• co se projednávalo,
• co se rozhodlo,
• co se plánuje,
• kdo za co nese zodpovědnost atd.

Díky písemnému záznamu a možnosti do něj nahlédnout mají všichni zúčastnění, ale také ti, kteří se nemohli jednání zúčastnit, nejdůležitější informace na jednom místě. Snadno si osvěží, o čem se jednalo, a dohledají důležité termíny i úkoly. Zápis zdůrazňuje nejdůležitější body setkání a zároveň pomáhá předcházet nedorozuměním. Často totiž platí, že to, co není na „papíře“, jako by neexistovalo.

V některých situacích jsou navíc zápisy oficiálními záznamy, které slouží pro audity, jako doklad o dodržování předpisů, jako podklady pro soudní jednání či jako důkazní materiály atd.

Reklama

Zodpovědná role zapisovatele

Zprávy ze schůze mohou psát administrativní pracovníci, asistenti, případně jiná pověřená osoba. Aby byl zápis skutečně kvalitní, nechte ho vypracovat člověkem, který je:

• zodpovědný,
• pozorný,
• dokáže vystihnout podstatu,
• zaměřuje se na důležité detaily.

Jaké náležitosti by v zápisu neměly chybět?

Vzhledem k tomu, že se zápisy obvykle píšou opakovaně, je potřeba, aby měly určitou strukturu a obsahovaly vždy stejné základní náležitosti. Usnadníte si tím orientaci v dokumentu. Některé náležitosti jsou obecné, jiné ustanovuje zákon. Charakter zápisu se liší podle toho, o jaké setkání se jedná.

Formální schůzky

V případě, že se zápis provádí na schůzích, které musí dodržovat právní a zákonné předpisy, má obvykle formální charakter. Obsahuje obecné náležitosti:

• Údaje o schůzce (místo, čas, datum),
• účastníky a jejich funkce,
• program se stručně popsanými body diskuze,
• obsah jednání (nejdůležitější informace ke každému bodu, rozhodnutí, usnesení a odpovědné osoby za stanovené úkoly),
• závěr a podpisy zapisovatele, ověřovatele a předsedajícího.

Kromě obecných má zápis i specifické náležitosti. Ty se odvíjí od druhu setkání – tedy zda jde o zápis ze schůze SVJ, bytového družstva, členské schůze spolku nebo z porady valné hromady. Specifické náležitosti jsou třeba:

• Identifikace společnosti,
• uvedení jména předsedy a zapisovatele,
• přijatá usnesení, výsledky hlasování, námitky, obsah protestů,
• podpis předsedy, zapisovatele a případně dalších ověřovatelů,
• pokud jsou, tak se zapisují i přílohy.

Neformální schůzky

Pokud se jedná například o schůzku s klientem, interní týmovou poradu, brainstorming atd., zápis se nepovažuje za veřejnou listinu. Záleží tedy na vás, jaké náležitosti bude dokument mít. Cílem zápisu není, aby byla porada přepsaná slovo od slova. Od zapisovatele se očekává, že umí vypíchnout nejdůležitější body.

Obecně doporučujeme uvést:

• za jakým účelem se schůze koná,
• datum, čas a místo,
• účastníci, nezúčastnění a omluvení,
• body programu,
• přijatá rozhodnutí,
• úkoly s deadliny a odpovědnými osobami,
• nové informace,
• nevyřešené otázky,
• další kroky následující po poradě atd.

Nepodceňte přípravu na zápis ze schůze

Pokud chcete, aby vaše zpráva byla opravdu přínosná, je potřeba se na plánovanou schůzku dobře připravit. Jak může taková příprava vypadat?

• Seznamte se s programem – projděte si program schůzky. Můžete se také setkat s vedoucím schůze, abyste si ujasnili priority a stanovili nejdůležitější témata.
• Nachystejte prezenční listinu – pokud je to potřeba, připravte prezenční listinu, která bude obsahovat kolonky pro podpis, případně i kontaktní údaje účastníků.
• Připravte si šablonu zápisu – díky tomu budete mít v dokumentu předvyplněné obecné a specifické náležitosti zprávy.
• Otestuje své vybavení – zkuste, zda vám správně funguje notebook, aplikace používané pro psaní poznámek, případně diktafon pro nahrávání schůzky.

Práce zapisovatele nekončí společně s poradou

Jakmile porada skončí, měli byste se co nejdříve vrhnout na úpravu a editaci svých poznámek. Ideálně byste se k této práci měli dostat do 24 hodin po skončení setkání. Všechny detaily budete mít čerstvě v hlavě a nejasnosti můžete probrat s účastníky porady.

Zatímco jste si během porady psali jen zkratky a heslovité body, po poradě je máte možnost rozepsat tak, aby jim rozuměli i ti, kteří na poradě nemohli být. Aby byl text co nejpřehlednější:

• pište v krátkých odstavcích,
• používejte odrážky,
• používejte formátování textu,
• důležité body zvýrazněte.

Některé zápisy musí před rozesláním zkontrolovat například předseda nebo ti, kteří měli na schůzi slovo. Zprávu rozešlete všem zúčastněným, včetně těch, kteří na schůzce měli být, ale nebyli.

Zápisy pište jednoduchým formálním jazykem a vyhýbejte se vlastnímu hodnocení. Při psaní nepoužívejte emocionální tón. Například:

• „Tým se zdá být rozčarovaný“ – špatně.
• „Ředitel vyjádřil obavu ohledně snižování rozpočtu“ – správně.

Zjednodušte si práci s chytrými zařízeními

V dnešní době můžete využít celou řadu chytrých zařízení a aplikací, které dovedou mluvené slovo převést na psaný projev. Díky rozvoji umělé inteligence se navíc značně zlepšila přesnost přepisu i schopnost rozpoznat klíčové informace z kontextu. Tyto technologie šetří čas a umožňují zapisovatelům soustředit se během schůzky na podstatné momenty.

Pokud chcete i vy zapisování zefektivnit, doporučujeme vyzkoušet některý z následujících nástrojů:

1. PLAUD for iPhone – Malé a elegantní zařízení, které slouží jako přepisový diktafon a je propojené s iPhonem. Pomocí pokročilé AI technologie přepisuje záznamy do textu, a to v několika jazycích. Přepisy můžete dále upravovat a třídit přímo v aplikaci. O tom, že je PLAUD skvělý pomocník, vás přesvědčí i tato recenze.
2. Otter.ai – Oblíbená cloudová služba pro automatický přepis, která zaznamenává schůzky v reálném čase a umožňuje sdílení zápisů s ostatními účastníky. Hodí se pro online porady, protože ji lze propojit s platformami jako Zoom, Microsoft Teams nebo Google Meet.
3. Notion AI – Více než jen poznámkový blok. Notion kombinuje úpravu textu, organizaci úkolů a AI asistenta, který vám pomůže vytáhnout z poznámek klíčové body a přeměnit je na přehledné zápisy. Výhodou je možnost strukturování a propojení poznámek v rámci týmu.

Ať už zápis pořizujete ručně nebo s pomocí technologií, klíčové je, aby byl srozumitelný, strukturovaný a přehledný. Moderní nástroje vám mohou výrazně zjednodušit celý proces a zároveň zvýšit kvalitu výsledného dokumentu. Investice do chytrého nástroje se vám tak může velmi rychle vrátit – v podobě ušetřeného času i jasné komunikace v týmu.