Základy projektového řízení

Pokud chcete svůj projekt dovést až ke zdárnému konci, zaměřte se na způsob jeho řízení. Zjistěte, jak na efektivní projektový management od A do Z.

Kdy se projektové řízení využívá?

Projektové řízení je možné využít takřka ve všech oborech. Používané metodiky a nástroje, které vedou k realizaci projektu, totiž nejsou nijak spojeny s konkrétním odvětvím. Stejně tak, jako ho můžete využít na stavbu budov, můžete ho využít i na organizaci firemní akce nebo například na restrukturalizaci firmy.

Je však třeba říci, že ne vždy je standardní projektové řízení vhodné, protože u určitých činností existují lepší způsoby řízení: jedná se třeba o krizové situace nebo akce, jež se pravidelně opakují.

Co se vlastně rozumí pod pojmem projekt?

I přesto, že je projekt v rámci projektového řízení klíčovým pojmem, neexistuje jednotná definice toho, co to vlastně projekt je. Jednoduše je možné říci, že je projekt činností, která má jasně stanovený cíl, začátek a konec. Jedna z definic projektu zní například následovně: „Projekt je jedinečný proces, sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.“

Projekt musí splňovat několik skutečností, a sice mít definovaný výsledek, být časově ohraničený, mít definovaný rozpočet a být jedinečný, plánovaný, prováděný a řízený

Životní cyklus projektu

I přesto, že se jednotlivé projekty mohou v mnoha ohledech lišit, existuje několik opakujících se prvků a jevů, které se objevují v jednotlivých fázích projektového cyklu. Životní cyklus projektu je možné rozdělit na tři fáze, konkrétně na předprojektovou fázi, projektovou fázi a poprojektovou fázi.

Projektové řízení od A do Z

V následujících řádcích se blíže podíváme na to, na co se zaměřit v jednotlivých fázích životního cyklu projektu.

Stanovení cíle projektu

V přípravné neboli předprojektové fázi projektu je třeba stanovit cíl projektu, tedy výsledek, kterého chcete realizací projektu dosáhnout. Cíl musí splňovat několik požadavků. Definujte nejen jeho obsah, ale také způsoby jeho dosažení a v neposlední řadě kdy máte cíle dosáhnout. Se správným stanovením cíle vám pomůže metoda označovaná zkratkou SMART.

Vymezení rizik projektu

Důležitou oblastí projektového řízení je vymezení rizik. Rizikem se v projektovém řízení nazývá nejistota spojená s informacemi, jevy nebo událostmi, které není možné přímo kontrolovat. Součástí postupů projektového řízení je tak jejich systematická identifikace a analýza, jejímž cílem je zamezit neočekávanému dopadu na činnosti a výstupy projektu.

Harmonogram projektu

Předpokladem úspěšné realizace projektu je i správný odhad délky trvání jednotlivých činností a jejich vzájemné propojení v čase. Jak správně určit časový plán? Nejdříve identifikujte všechny činnosti, následně určete, jak dlouho budou trvat, uvědomte si posloupnost jednotlivých činností a stanovte si etapy projektu. 

Nástroj Work Breakdown Structure

V projektovém řízení se osvědčil nástroj Work Breakdown Structure (WBS). Jedná se o analytickou techniku, která si klade za cíl rozložit projekt na jednotlivé činnosti, a to natolik podrobně, aby k jednotlivým činnostem bylo možné přiřadit odpovědnosti, náročnost i časový horizont.

Work Breakdown Structure umožňuje získat přesnější představu o tom, jak dlouho bude konkrétní činnost trvat a jaké náklady jsou s ní spojené, vytvořit přesnější plán, identifikovat a omezit možná rizika a také získat větší kontrolu nad průběhem projektu.

Tip Firemní a Podnikatelská konta pro právnické osoby a živnostníky od ČSOB jsou bez poplatků za vedení a bez jakýchkoliv podmínek, a to včetně bezkontaktních platebních karet zdarma. Založte si firemní a podnikatelské konto online během pár minut.

Určení týmu

Klíčem k tomu, aby byla realizace projektu úspěšná, je stanovení schopného, kompetentního a zodpovědného projektového týmu. Při týmové práci je pak důležité určit přesné postupy komunikace, a to vnější i vnitřní.

Stanovení odpovědnosti a způsobu kontroly

Pokud se na projektu podílí více lidí, je třeba si jasně rozdělit, kdo je zodpovědný za jednotlivé činnosti a jaké pravomoci má každý z členů týmu. Je namístě také určit člověka, který bude nést celkovou odpovědnost za výsledek a který bude kontrolovat práci ostatních. Je třeba stanovit i požadavky na kvalitu výsledku a sledovat jejich vývoj v průběhu realizace projektu.

Vyhodnocení projektu

Poslední fází projektového řízení je fáze ukončení projektu, ve které dochází nejen k převedení předmětu projektu do stádia ukončení, ale také ke zpracování závěrečného vyhodnocení.

V této fázi je velmi přínosné sepsat zkušenosti, které jsou využitelné pro přípravu a řízení dalších projektů v budoucnu.  

Stručně
  • Projekt musí splňovat několik skutečností, a sice mít definovaný výsledek, být časově ohraničený, mít definovaný rozpočet a být jedinečný, plánovaný, prováděný a řízený.
  • Životní cyklus projektu je možné rozdělit na tři fáze, konkrétně na předprojektovou fázi, projektovou fázi a poprojektovou fázi.
  • V přípravné neboli předprojektové fázi projektu je třeba stanovit cíl projektu. Definujte nejen jeho obsah, ale také způsoby jeho dosažení a v neposlední řadě kdy máte cíle dosáhnout.
  • Důležitou oblastí projektového řízení je vymezení rizik, jejich systematická identifikace a analýza.
  • Předpokladem úspěšné realizace projektu je i správný odhad délky trvání jednotlivých činností a jejich vzájemné propojení v čase.
  • Stanovte schopný, kompetentní a zodpovědný projektový tým. Při týmové práci je pak důležité určit přesné postupy komunikace, a to vnější i vnitřní. Pokud se na projektu podílí více lidí, je třeba si jasně rozdělit, kdo je zodpovědný za jednotlivé činnosti a jaké pravomoci má každý z členů týmu.
  • Poslední fází projektového řízení je fáze ukončení projektu, ve které dochází nejen k převedení předmětu projektu do stádia ukončení, ale také ke zpracování závěrečného vyhodnocení.

Zpět