25. díl: Hodnoticí pohovory se zaměstnanci v praxi: užitečné tipy a nejčastější chyby

Dobře vedený hodnoticí pohovor vám pomůže udržet motivaci zaměstnanců, ale také snížit fluktuaci a odhalit, kde vám uniká výkon či spokojenost. Jak na to, aby byl pohovor užitečný pro obě strany a umožnil růst nejen týmu, ale i vedení?

Bilanční pohovory dobře naplánujte

Blíží se konec roku, který je ideální příležitostí k ohlédnutí se za úspěchy a nastavení cílů pro příští období. Na hodnoticí pohovory si vyhraďte dostatek času a připravte klidné prostředí, kde vás nikdo a nic nebude rušit. Zaměstnance pozvěte s dostatečným předstihem a nastiňte jim obsah a účel schůzky, aby se na ni mohli připravit. Častou praxí je i zaslání krátkého sebehodnotícího dotazníku společně s pozvánkou. Ten usnadní přípravu oběma stranám.

Nachystejte si potřebné podklady – seznam úspěchů zaměstnance, čísla o plnění cílů a další kvantitativní i kvalitativní data za hodnocené období. Ujasněte si cíl a téma pohovoru na míru danému zaměstnanci. Obvykle se manažeři soustředí na dvě hlavní oblasti, a sice výkon a motivace. V čem zaměstnanec vyniká, kde má mezery a co můžete udělat pro zlepšení?

Reklama

Začněte neformálně a držte se programu

Před schůzkou si vypněte telefon i notifikace. Začít byste měli vždy přátelsky a neformálně, aby ze zaměstnance opadla nervozita. Uvolněnou atmosféru podpoříte i drobným občerstvením.

Během schůzky se držte připraveného scénáře, např.:

1. Úvodní neformální rozhovor (5 minut)
2. Sebehodnocení zaměstnance a jeho hodnocení zaměstnavatele (10 minut)
3. Zhodnocení a uznání úspěchů zaměstnance (10 minut)
4. Zhodnocení slabých stránek, podpořené fakty (10 minut)
5. Diskuse (15 minut)
6. Návrh navazujících kroků a plán na další období (10 minut)
7. Poděkování a pozitivní motivace

Ptejte se a naslouchejte

Hodnoticí pohovory jsou někdy mylně chápány jako jednostranné hodnocení zaměstnance. Ve skutečnosti jsou však také hodnocením vedení, a hlavně společnou diskuzí. Smyslem je vzájemné pochopení a sladění očekávání.

Nechte zaměstnance, aby se vyjádřil k vašim výtkám i otevřeně vyslovil vlastní kritiku. Ptejte se, co zaměstnanci v práci vyhovuje, co mu vadí nebo ho nebaví, a snažte se porozumět jeho problémům a požadavkům. Společně pojmenujte překážky a hledejte řešení, případně zaměstnanci otevřeně vysvětlete, proč nemůžete jeho představám vyhovět.

Také dejte zaměstnanci prostor pro nápady na zlepšení, ptejte se na jeho další kariérní ambice, požadavky, očekávání.

Příklady vhodných otázek pro hodnoticí pohovor:

• Co se vám letos nejvíce povedlo a proč?
• Na co jste nejvíc hrdý/á?
• Co vám bránilo být ještě úspěšnější?
• Jak vám mohu jako vedoucí pomoci?
• Co byste si přál/a změnit ve své práci nebo týmu?
• Jaké dovednosti byste chtěl/a rozvíjet příští rok?

Jak sdělovat negativní zpětnou vazbu zaměstnancům

Kritika je nedílnou součástí hodnocení. Nechoďte zbytečně kolem horké kaše ani se nesnažte věci přikrášlovat. Buďte ale slušní, struční a zbytečně se v chybách zaměstnance nešťourejte. Pojmenujte problém, zkuste společně najít příčinu a konkrétní řešení. Negativní zpětnou vazbu se snažte vyvážit tou pozitivní, aby zaměstnanec zůstal motivovaný.

Pouze tak se dočkáte pochopení ze strany zaměstnance a můžete zapracovat na změně. Poskytněte zaměstnanci prostor, aby se k vašim výtkám vyjádřil, a dejte mu rady a tipy, jak se zlepšit.

Při poskytování negativní zpětné vazby buďte:

• Věcní – mějte připravená fakta, která podpoří vaše tvrzení, a nenechte promlouvat emoce.
• Objektivní – nechte váš osobní vztah a sympatie stranou. Oddělte člověka od problému.  
• Konkrétní – nestačí říct, že zaměstnanec pracuje nedostatečně. Ukažte konkrétně, v čem má mezery.  
• Podporující – ukažte, že zaměstnance nesoudíte, ale naopak mu chcete pomoct dosahovat lepších výsledků.

Naplánujte další kroky

Výstupem z každého hodnoticího pohovoru by měl být jasný a konkrétní plán na další období – nejen pro zaměstnance, ale i zaměstnavatele. Neberte zpětnou vazbu zaměstnance na lehkou váhu. Pokud má relevantní připomínky k vedení či firmě, zapracujte na změně.

Pro zaměstnance stanovte konkrétní, měřitelné a dosažitelné cíle. Ty pak po uplynutí daného období společně vyhodnoťte. Také naplánujte další kroky, které mu pomůžou být produktivnější nebo motivovanější, např.:

• individuální rozvojový plán,
• kurzy a workshopy,
• úprava mzdových podmínek a benefitů,
• pořízení nového nářadí, počítače, pomůcek apod.,
• přesun na jinou pracovní pozici,
• povýšení,
• úprava pracovní doby atd.  

Každý rozhovor se zaměstnancem je šance pochopit, co lidi skutečně motivuje, a nasměrovat týmovou energii správným směrem. Konec roku je ideální čas začít jinak: naslouchat víc a hodnotit chytřeji.