Co musí zaměstnavatel zařídit při odchodu zaměstnance

Odchod zaměstnance nemusí být komplikovaný ani stresující, pokud správně připravíte vše potřebné. V článku se podíváme na klíčové povinnosti zaměstnavatele, dokumenty, které musíte zaměstnanci vystavit, a další praktické kroky pro hladký průběh ukončení pracovního poměru.

Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list)

Zápočtový list musíte vystavit a předat zaměstnanci nejpozději v poslední den trvání zaměstnání. Vystavuje se všem zaměstnancům v pracovním poměru, a to bez ohledu na způsob jeho ukončení. V případě zaměstnanců na DPP a DPČ se vystavuje pouze v případě, že pracovní poměr založil účast na nemocenském pojištění nebo pokud byly ze mzdy prováděny srážky.

Doklad obsahuje identifikaci zaměstnance a zaměstnavatele, druh a délku trvání pracovního poměru, údaje o srážkách ze mzdy, dosažené kvalifikaci apod. Naopak se neuvádí výše mzdy, hodnocení zaměstnance ani důvod ukončení zaměstnání. Tyto informace lze na žádost zaměstnance uvést v odděleném potvrzení.

Jde o klíčový doklad pro zaměstnance – může jej vyžadovat jeho budoucí zaměstnavatel, Úřad práce při posuzování nároku na podporu v nezaměstnanosti či ČSSZ při výpočtu důchodu.

Reklama

Evidenční list důchodového pojištění

Tento doklad potvrzuje dobu zaměstnání a výši výdělků pro účely důchodového pojištění. Musíte jej vystavit ve 3 vyhotoveních do jednoho měsíce po konečném vyúčtování příjmů. 

Originál Evidenčního listu důchodového pojištění se zasílá na Českou správu sociálního zabezpečení, jeden stejnopis předáte zaměstnanci a druhý si založíte do své evidence. 

Oznámení pojišťovnám

Zaměstnavatel má povinnost oznámit ukončení pracovního poměru České správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně zaměstnance, a to do 8 dnů od ukončení zaměstnání.

Další dokumenty na žádost zaměstnance

Existují i dokumenty, které odcházejícímu zaměstnanci nevystavujete automaticky. Pokud však o ně zaměstnanec požádá, vystavit je musíte.  

Takovým dokumentem je například pracovní posudek, který musíte vystavit do 15 dnů od obdržení žádosti zaměstnance. Jde o stručné zhodnocení schopností, znalostí a dovedností zaměstnance, které slouží jako reference při hledání nové práce.

Na žádost zaměstnance rovněž musíte vystavit potvrzení o zdanitelných příjmech, a to do 10 dnů od obdržení žádosti. Zaměstnanec toto potvrzení buď předá mzdové účetní u nového zaměstnavatele, anebo jej přiloží ke svému daňovému přiznání, pokud si jej podává sám. Potvrzení o zdanitelných příjmech slouží pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slev na dani a daňových zvýhodnění.   

Rovněž musíte zaměstnanci na žádost vystavit potvrzení o výši průměrného výdělku pro účely posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti.

Na co dalšího nezapomenout?

Kromě vystavení výše zmíněných dokumentů je pro řádné ukončení pracovního poměru důležité myslet na řadu dalších věcí.

Předání majetku a výstupní list

Pokud zaměstnanec používal firemní majetek (nářadí, počítač, auto apod.), musí dojít k jeho vrácení. Nepovinným, i když doporučeným dokladem je výstupní list, který potvrzuje vrácení všech položek a vyrovnání závazků zaměstnance vůči společnosti. Kopii výstupního listu by kvůli možným sporům měl mít zaměstnanec i zaměstnavatel.

Zrušení přístupů a e-mailů

Zaměstnanci odeberte klíče (případně přístupové karty apod.) a přístupy do firemních systémů. Rovněž zrušte jeho e-mailovou schránku. Ideálně předem informujte všechny obchodní partnery o změně kontaktní osoby a přesměrujte e-maily do schránky nového zaměstnance.

Odstupné

Řada zaměstnanců má při ukončení pracovního poměru ze zákona nárok na odstupné. Jde zejména o situace, kdy zaměstnavatel ukončí pracovní poměr z organizačních nebo zdravotních důvodů. V případě, že výpověď podá zaměstnanec, nárok na odstupné nemá.

Likvidace osobních údajů

Podle nařízení GDPR má zaměstnavatel povinnost zlikvidovat osobní údaje zaměstnance ve chvíli, kdy pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracované. Lhůty pro povinnou archivaci různých dokumentů jsou rozdílné.

Proplacení nevyčerpané dovolené

Pokud si zaměstnanec nevyčerpal dovolenou v plné výši, musíte mu zbývající část proplatit. Náhrada mzdy za nevyčerpanou dovolenou se počítá z průměrného výdělku za kalendářní čtvrtletí, které předchází datu skončení pracovního poměru.

Poskytnutí volna pro vyhledání nového zaměstnání

Hledání nové práce po ukončení pracovního poměru je ze zákona překážkou v práci a zaměstnavatel má povinnost pro tento účel zaměstnanci poskytnout volno, konkrétně v rozsahu půlden v týdnu po dobu trvání výpovědní lhůty. Pokud šlo o výpověď ze strany zaměstnavatele, náleží zaměstnanci i náhrada mzdy.

Žádost o výstupní lékařskou prohlídku

Výstupní lékařská prohlídka se týká pouze některých zaměstnanců. Jde zejména o zaměstnance v rizikových profesích, zaměstnance ohrožené nemocí z povolání či zaměstnance, kteří utrpěli pracovní úraz. Přesněji tyto skupiny definuje Vyhláška o pracovnělékařských službách. Těmto zaměstnancům musíte vystavit žádost o výstupní lékařskou prohlídku, avšak absolvování prohlídky je na vůli zaměstnance.