Sbírka listin obchodního rejstříku: Povinnosti podnikatele

Podnikání je spojeno s celou řadou povinností. Některé jsou společné pro všechny podnikatele a jiné se týkají pouze určité skupiny podnikatelů. Do druhé uvedené kategorie spadají i povinnosti, které se vážou ke sbírce listin obchodního rejstříku. Přiblížíme vám nejen to, co to sbírka listin je, ale také kdo má povinnost do ní zakládat listiny a o jaké listiny se konkrétně jedná.

Co je sbírka listin obchodního rejstříku?

Sbírka listin, která je součástí obchodního rejstříku, slouží ke schraňování veškerých důležitých dokumentů, jež souvisejí se založením a dalším fungováním podnikatelských a jiných subjektů, které jsou zapsané v obchodním rejstříku. Sbírka listin spadá pod správu Ministerstva spravedlnosti České republiky, ale vedením seznamů jsou pověřeny nezávislé rejstříkové soudy. Jedná se o krajské soudy místně příslušné k sídlu společnosti.

Jaké dokumenty musí podnikatel do sbírky listin založit?

Dokumenty, které nesmějí ve sbírce listin chybět, jsou zakotveny v zákonu 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a je možné je rozdělit do dvou základních kategorií. První kategorií jsou dokumenty, které je nutné doložit v době zápisu subjektu do obchodního rejstříku, protože jinak by nemohlo k zápisu dojít. Druhá kategorie je tvořená dokumenty, jež se do sbírky listin ukládají průběžně. Jedná se například o následující listiny:

• výroční zprávy,
• účetní závěrky,
• rozhodnutí o zrušení právnické osoby,
• rozhodnutí a usnesení valné hromady apod.

Způsob zakládání dokumentů

Dokumenty je možné do sbírky založit v listinné i v elektronické podobě, nicméně nařízení č. 351/2013 Sb. stanovuje, které listiny je možné do sbírky listin ukládat výhradně v elektronické formě.

Povinnost elektronické formy je spojená s dokumenty, jež nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis či změnu anebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku. Elektronické verze listin je možné rejstříkovému soudu předložit prostřednictvím datové schránky, e-mailu či webové aplikace ePodatelna. Další možností je online podání do Sbírky listin. Dokumenty je nutné do sbírky uložit co nejdříve po dané události a některé dokumenty jsou dokonce spojené s přímo stanovenou lhůtou.

Jakých podnikatelů se povinnost týká?

Povinnost zakládat dokumenty do sbírky listin se netýká všech podnikatelů, ale pouze fyzických a právnických podnikajících osob, které jsou zapsané v obchodním rejstříku.

Jaké sankce hrozí při nedodržení povinnosti?

V případě, že podnikatel, kterého se povinnost týká, neuposlechne výzvy rejstříkového soudu, aby předložil zákonem stanovené listiny, hrozí mu pořádková pokuta až do výše 100 000 Kč. Před uložením pokuty je však rejstříkový soud povinný o skutečnosti, že není určitá listina ve sbírce listin uvedena, informovat a vyzvat právnickou osobu, aby listinu dodala. V případě, že podnikatel neplní tuto povinnost opakovaně nebo má neplnění této povinnosti vážné důsledky pro třetí osoby, může rejstříkový soud zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. I na tuto skutečnost musí rejstříkový soud nejdříve podnikatele upozornit a poskytnout mu přiměřenou lhůtu na odstranění nedostatků před tím, než přistoupí ke zrušení zapsané osoby.

Pokud podnikatelé nesplní povinnost spojenou s uložením účetní závěrky, může pokutu udělit i finanční úřad, konkrétně se jedná o pokutu až do výše 3 % celkové hodnoty aktiv. 

Stručně

• Sbírka listin, která je součástí obchodního rejstříku, slouží ke schraňování veškerých důležitých dokumentů, jež souvisejí se založením a dalším fungováním podnikatelských a jiných subjektů, které jsou zapsané v obchodním rejstříku.
• Dokumenty, které nesmějí ve sbírce listin chybět, je možné rozdělit do dvou základních kategorií.
• První kategorií jsou dokumenty, které je nutné doložit v době zápisu subjektu do obchodního rejstříku. Druhá kategorie je tvořená dokumenty, jež se do sbírky listin ukládají průběžně.
• Dokumenty je možné do sbírky založit v listinné i v elektronické podobě, nicméně některé listiny je možné do sbírky listin ukládat výhradně v elektronické formě.
• Povinnost zakládat dokumenty do sbírky listin se týká pouze fyzických a právnických podnikajících osob, které jsou zapsané v obchodním rejstříku.
• V případě, že podnikatel, kterého se povinnost týká, neuposlechne výzvy rejstříkového soudu, aby předložil zákonem stanovené listiny, hrozí mu pořádková pokuta až do výše 100 000 Kč.