Posíláte zaměstnance na služební cesty? Jak se změnily v roce 2018 cestovní náhrady
Těsně před začátkem nového roku se upravuje zákoníkem práce oblast cestovních náhrad a ministerstvo práce a sociálních věcí oznamuje vyhláškou sazby stravného, náhradu za 1 km a průměrnou cenu pohonných hmot. Vyhláška platná pro rok 2017 se vydáním nového právního předpisu od 1. ledna 2018 zrušila.
TIP: Přečtěte si článek o cestovních náhradách v roce 2021.
Obecně platí, že cestovní náhrady přísluší v prokázané výši, zákoník však zároveň upřesňuje minimální či maximální výši některých cestovních náhrad, a to odlišně pro podnikatelské subjekty a subjekty státní a příspěvkové sféry.
Zaměstnavatelé samozřejmě mohou vyplácet náhrady nad rámec uvedený v zákoníku práce, ovšem částka o níž je rámec překročen podléhá zdanění a odvodům sociálního a zdravotního pojištění a na straně zaměstnance je součástí jeho mzdy.
Jízdní výdaje
Za použití soukromého vozidla pro služební účely (na žádost zaměstnavatele) přísluší základní náhrada za každý 1 km jízdy a náhrada za spotřebované pohonné hmoty (dále „PHM“). Cílem základní náhrady je kompenzovat opotřebení vozidla.
Základní náhrada pro rok 2018 činí:
- u osobních vozidel 4,00 Kč
- u jednostopých vozidel a tříkolek činí 1,10 Kč
Náhrada za spotřebované pohonné hmoty je odvozena z technických parametrů vozidla a ceny pohonné hmoty prokázané dokladem nebo v případě více dokladů aritmetickým průměrem. V případě, že nedojde k prokázání skutečné ceny pohonných hmot, využije se následujícího výpočtu průměrné výše náhrady:
| U benzinu 95 oktanů | U benzinu 98 oktanů | U motorové nafty |
|---|---|---|
| 30,50 Kč/l | 32,8 Kč/l | 29,80 Kč/l |
Vzorec pro výpočet náhrady
Náhrada na 1 km = 4,00 Kč + Průměrná spotřeba dle TP na 100 km / 100 * Cena PHM
Ubytování
Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zaměstnavatel však může před začátkem pracovní cesty určit parametry ubytování – např. max. výši ceny.
Ubytování u příbuzných nelze proplatit ani za ně poskytnout paušální částku, protože je (výši, počet dnů, zahrnuté služby) nelze prokázat (nepodnikající osoba nemůže vystavovat potvrzení výdajů).
Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit.
Stravné v Česku
Při tuzemské pracovní cestě přísluší zaměstnanci stravné za každý kalendářní den nejméně:
- 78 Kč až 93 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin
- 119 Kč až 143 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin
- 186 Kč až 223 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
O výši stravného v rámci rozpětí rozhoduje zaměstnavatel. Pokud zaměstnavatel nestanoví konkrétní výši stravného, garantuje zaměstnanci zákon (§ 109, 163 a 173 zákoníku práce) nárok na stravné ve spodní sazbě stanoveného rozpětí.
Horní hranice rozpětí je stanovena pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 zákoníku práce. Ostatní zaměstnavatelé mohou poskytovat i vyšší stravné, ale částka poskytnutá nad tuto hranici se připočítá k základu pro daň z příjmů zaměstnance a zaměstnanec i zaměstnavatel z ní odvedou pojistné na zdravotní a sociální pojištění.
Stravné v cizině
Sazby zahraničního stravného stanovené pro rok 2018 určuje vyhláška č. 401/2017 Sb. Ministerstvo zahraničních věcí navrhlo pro rok 2018 zvýšení sazby stravného pro 13 zemí.
Kompletní seznam zemí naleznete ZDE.
Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:
- 70 % zahraničního stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 35 % zahraničního stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin,
- 25 % zahraničního stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pozor!
Povinnost krácení stravného platí i v případě, kdy je snídaně již zahrnuta v ceně ubytování.
Zaměstnavatel může zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě poskytovat vedle stravného kapesné v cizí měně do výše 40 % stravného.
Vyúčtování pracovní cesty by měl předložit zaměstnanec do 10 dnů od ukončení pracovní cesty, pokud nebylo dohodnuto jinak.
Při přepočtu konečného vyúčtování na českou měnu se použije kurz ČNB ke dni, kdy byla poskytnuta záloha na pracovní cestu. Pokud záloha poskytnuta nebyla, použije se kurz k datu nástupu na pracovní cestu.