Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ): co vás čeká a jak se připravit?
V současné době musí zaměstnavatelé v různých termínech poskytovat údaje ve více než dvaceti formulářích či výkazech, což je kromě administrativní náročnosti náročné i časově, zejména pro menší zaměstnavatele. Nově přijatý zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele má tuto situaci zaměstnavatelům usnadnit.
Co je jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele?
Jedná se o nový typ elektronického podání, prostřednictvím kterého budou zaměstnavatelé sdělovat údaje orgánům veřejné moci. Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele se dělí na tři části:
- souhrnnou – obsahuje údaje vztahující se k zaměstnavateli, tedy zejména základní identifikační údaje a souhrnné finanční informace;
- pojistnou – obsahuje údaje o souhrnné výši pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti odváděného zaměstnavatelem, a
- individualizovanou – obsahuje údaje vztahující se k jednotlivým zaměstnancům a jednotlivým zaměstnáním, například rodné číslo, druh pracovněprávního vztahu, údaje o průběhu zaměstnání, mzdě, dočasné pracovní neschopnosti či rodičovské dovolené.
Tyto údaje budou prostřednictvím hlášení sdíleny mezi státní instituce, přičemž systém bude spravovat Ministerstvo práce a sociálních věcí, které bude jako hlavní příjemce zajišťovat technické řešení systému.
Kdy a jak se bude podávat jednotné hlášení?
Zaměstnavatel bude mít povinnost podat hlášení jednou měsíčně, a to ve lhůtě od 1. do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, za který je hlášení podáváno. Tato lhůta je absolutní a není možnost jakkoliv ji prodloužit či prominout.
Jak je uvedeno výše, podání bude možné učinit výhradně elektronicky, a to datovou schránkou, portálem ČSSZ či prostřednictvím technického datového rozhraní.
Evidence vedené MPSV
Nová úprava zavádí dvě samostatné evidence – evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců. Zaměstnavatelé, na které se zákon vztahuje, budou mít povinnost se do evidence zaměstnavatelů přihlásit nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 kalendářních dnů před tímto dnem. Přestane-li být zaměstnavatelem, je povinen odhlásit se z evidence zaměstnavatelů ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem posledního zaměstnance.
Zákon dále přináší i povinnost zaměstnavatele přihlásit každou mzdovou účtárnu zaměstnavatele včetně povinnosti uvedení okruhu zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd.
Kromě výše zmíněných evidencí bude zřízena i evidence zaměstnanců obsahující údaje o zaměstnancích. Do této evidence bude zaměstnance přihlašovat zaměstnavatel nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však 8 kalendářních dnů před nástupem do zaměstnání. Zákon myslí i na situace, kdy uchazeč o zaměstnání nenastoupí k výkonu práce. Zaměstnavatel musí tuto skutečnost ohlásit bezodkladně, nejpozději do 8 kalendářních dnů od předpokládaného dne nástupu k výkonu práce. Stejnou lhůtu zákon stanoví i pro ohlašování změn evidovaných údajů o zaměstnanci, přičemž rozhodným dnem, od kterého začne lhůta plynout, je den, kdy se zaměstnavatel o změně dozvěděl.
Pokud zaměstnání zaměstnance skončilo, nebo zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nebo zaměstnavatel přestal poskytovat plnění zaměstnanci, je zaměstnavatel povinen odhlásit zaměstnance z evidence ve lhůtě 8 kalendářních dnů.
A co v případě porušení povinností zaměstnavatele?
Jak to je pravidlem, zákon obsahuje rovněž řadu přestupků, kterých se může zaměstnavatel dopustit. Nesplnění povinnosti zaměstnavatele přihlásit do evidence sebe či zaměstnance může být sankcionováno až do výše 100 tisíc korun, což je nejvyšší pokuta, se kterou zákon počítá.
Nebude-li hlášení podáno ve lhůtě, vystavuje se zaměstnavatel riziku pokuty ve výši 5 tisíc korun za každého jednoho zaměstnance.
Od kdy má zaměstnavatel tyto povinnosti?
Zákon počítá s dělenou účinností, přičemž jako celek nabude účinnosti 1. ledna 2026. Povinnost podávat jednotné hlášení však vstoupí v účinnost o několik měsíců později; tato část zákona nabude účinnosti 1. července 2026, zaměstnavatelé by však přípravu jistě neměli nechávat na poslední chvíli a měli by se s novým systém obeznámit co nejdříve.
Autor: Mgr. Radovan Lukáč, AZ Legal, s.r.o.
