Insourcing a outsourcing aneb Jak zvládnout nedostatek lidí (nejen) v létě

Trápí vás výpadky personálu, sezonní špičky nebo prostě jen nestíháte? Možná máte řešení přímo u sebe ve firmě – nebo naopak venku. Insourcing a outsourcing jsou dvě rozdílné cesty, jak pokrýt personální potřeby. Kdy se vám vyplatí posílit vnitřní tým a kdy raději sáhnout po externí pomoci?

Základní rozdíly mezi insourcingem a outsourcingem

Insourcing i outsourcing jsou způsoby, jak ve firmě posílit personální kapacity. Zatímco insourcing využívá vnitřní zdroje a vlastní pracovní síly, outsourcing využívá externí poskytovatele služeb.

Oba přístupy mají své výhody i nevýhody a jsou proto vhodné v jiných situacích.

Reklama

Co je to insourcing

Insourcing spočívá v tom, že nějaký projekt či úkol přidělíte zaměstnanci nebo oddělení uvnitř společnosti. Díky tomu má firma lepší kontrolu nad procesem i výstupy. Interní zaměstnanci navíc dobře znají vaše produkty i služby, ale také firemní kulturu a další důležité aspekty vašeho podnikání.

Insourcingu musí předcházet důkladná analýza, plánování a příprava. Definujte, které úkoly je možné insourcovat a zda na ně máte dostatečné personální, materiálové a technické zdroje. Poté zajistěte potřebnou infrastrukturu a případně školení zaměstnanců.

Výhody insourcingu

• Vysoká kontrola a ochrana – máte pod kontrolou všechny procesy, výstupní kvalitu a soulad s obchodní strategií. Riziko úniku citlivých informací je minimální.
• Rozvoj zaměstnanců – zaměstnanci si díky novým výzvám rozšiřují své dovednosti a znalosti a získávají příležitosti pro kariérní růst.  
• Nižší náklady – přidělování úkolů interně je obvykle levnější, firma má navíc lepší přehled o čerpání rozpočtů.

Nevýhody insourcingu

• Finanční a časová investice – na nové úkoly se musíte připravit, zajistit potřebné zdroje a infrastrukturu a proškolit zaměstnance, což s sebou nese i vyšší počáteční náklady.
• Nižší odbornost – pro řešení specifických úkolů nemusí mít interní zaměstnanci dostatečné znalosti a dovednosti.
• Zvýšená zátěž pro zaměstnance – přidávání nových úkolů může vést k přepracovanosti zaměstnanců.

Co je to outsourcing

Outsourcing lidských zdrojů je naopak přesun některých činností na jiný (dodavatelský) subjekt. Obvykle jde o podpůrné a vedlejší činnosti, které zajišťuje specializovaná firma.

Pokud se rozhodnete outsourcovat, nepodceňte výběr vhodného dodavatele a důkladnou přípravu všech podkladů. Dodavatele musíte seznámit s vaší strategií a cíli, firemní kulturou a hodnotami, jasně definovat přidělené úkoly, časový harmonogram, rozpočet a požadované výsledky.

Výhody outsourcingu

• Vyšší odbornost a lepší infrastruktura – specializované firmy mají obvykle přístup k nejmodernějším technologiím a nejnovějším znalostem ve svém oboru.
• Nižší zátěž pro interní tým – díky outsourcingu se můžete soustředit na klíčové oblasti svého podnikání.
• Vyšší konkurenceschopnost – firmy, které úspěšně outsourcují některé činnosti, jsou flexibilnější, efektivnější a rychleji reagují na změny na trhu.  

Nevýhody outsourcingu

• Nižší kontrola – externí firma nedokáže zohlednit vaše strategické cíle a hodnoty a nezná vaše produkty a služby tak dobře, jako interní zaměstnanci. Přístup externích subjektů do interních systémů navíc může představovat bezpečnostní riziko.   
• Složitější řešení problémů – komunikace s externími dodavateli služeb může být komplikovanější, jelikož do ní vstupuje více subjektů, což snižuje schopnost rychle řešit problémy či přijímat informovaná rozhodnutí.
• Demotivace interního týmu – pokud se většina činností outsourcuje, interní zaměstnanci se stávají spíše koordinátory dodavatelů, což může snížit pocit zapojení a sounáležitosti i jejich motivaci.

Kdy zvolit insourcing a kdy outsourcing?

Firmy běžně tyto dva přístupy kombinují pro dosažení optimálních výsledků. Insourcing je vhodný pro klíčové a dlouhodobé obchodní aktivity, u nichž je důležitá kontrola a kvalita, ale také pro ty činnosti, pro které již máte potřebnou infrastrukturu a know-how. Příkladem je výzkum a vývoj, výroba, finanční management nebo HR.

Outsourcing pro vás bude zase výhodnější u krátkodobých projektů nebo u aktivit, které nejsou jádrem vašeho podnikání. Typicky se outsourcují činnosti jako daňové, účetní a právní poradenství, správa budov nebo vozového parku apod.

Jednotlivé činnosti vhodné pro insourcing a outsourcing se navíc odvíjí od konkrétního oboru podnikání – zatímco velký e-shop by měl mít vlastní IT oddělení a interní specialisty online marketingu, výrobní firma může tyto činnosti outsourcovat.

Rodinná firma, která se specializuje na kovovýrobu, plánuje uvést na trh novou řadu designových kovových regálů do interiéru. Výrobu samotných regálů si ponechává interně – její zaměstnanci mají zkušenosti, potřebné stroje i kvalitu zpracování pod kontrolou. Interně řeší také konstrukční návrhy a testování prototypů.

Naopak grafický návrh obalů, produktové focení a marketingovou kampaň se rozhodli outsourcovat. Nemají totiž vlastní marketingové oddělení a ani dostatečné kapacity na vytvoření profesionálních vizuálů. Díky externí agentuře získali silnou kampaň na sociálních sítích a atraktivní vizuály pro e-shop i tištěné katalogy, aniž by tím zatěžovali svůj tým.

Insourcing vs. outsourcing: krátký checklist pro rozhodování

Při rozhodování, které činnosti budete outsourcovat a které insourcovat, důkladně analyzujte své cíle, náklady a úroveň kontroly a expertízy, kterou požadujete.

Před rozhodnutím si položte otázky:

• Máte interní kapacity a know-how pro daný úkol?
• Je tato činnost pro vás klíčová z hlediska strategie nebo kvality?
• Potřebujete flexibilitu, nebo stabilitu?
• Máte dostatečný rozpočet na externí řešení?
• Jak rychle potřebujete daný úkol zvládnout?