Evidence pracovní doby vs. pracovní docházka

Evidence pracovní doby není totéž, co evidence docházky. Víte, jaké jsou mezi těmito pojmy rozdíly a jaké zákonné povinnosti mají zaměstnavatelé a zaměstnanci?

Jaké jsou rozdíly mezi evidencí docházky a evidencí pracovní doby?

V praxi se velmi často evidence docházky chybně zaměňuje s evidencí pracovní doby.

• Evidence pracovní doby označuje skutečně odpracovanou dobu (včetně například práce z domova nebo služebních cest) a její vedení je ze zákona povinné. 
• Evidence docházky označuje dobu, během které se zaměstnanec fyzicky zdržuje na pracovišti, popřípadě v objektu zaměstnavatele. Není ze zákona povinná a slouží jako technický záznam pro interní účely.

Pracovní doba a docházka tedy nemusí být totožné a v praxi je nutné tyto záznamy rozlišovat.

Reklama

K čemu slouží evidence pracovní doby a jak ji vést?

Zaměstnavatel má zákonnou povinnost evidovat pracovní dobu všech zaměstnanců zvlášť. Zaměstnanec je povinný poskytnout součinnost v situacích, kdy zaměstnavatel nemůže pracovní dobu zjistit sám, např. při práci z domova nebo během služebních cest.

Záznam slouží především jako podklad pro výpočet mzdy a kontrolu dodržování zákonných přestávek, limitů pracovní doby, práce přesčas a dalších povinností zaměstnavatele. Zároveň může být použit jako důkaz při kontrolách z inspektorátu práce či při pracovněprávních sporech se zaměstnanci.

Porušení povinnosti vést evidenci pracovní doby je přestupkem a inspektorát práce za něj může zaměstnavateli uložit pokutu do výše statisíců až milionů korun podle okolností porušení.

I zaměstnanci, kteří u vás pracují na DPP a DPČ, musí mít písemný rozvrh své pracovní doby a zaměstnavatel musí evidovat jejich pracovní dobu ve stejném rozsahu jako u zaměstnanců v pracovním poměru.

Jak evidovat pracovní dobu?

Forma, jakou pracovní dobu evidujete, není zákoníkem práce daná. Evidence tedy může být vedena jak formou ručně vyplňovaných výkazů práce, tak např. elektronicky.  Vždy je však nutné zvolit takovou formu evidence, která umožní pracovní dobu zaměstnanců průkazně doložit například při kontrole inspektorátu práce.

Podmínkou tedy je, aby byla evidence přehledná, průkazná a obsahovala povinné náležitosti. Dle zákoníku práce musí evidence pracovní doby obsahovat:

• začátek a konec odpracované směny,
• práci přesčas,
• noční práci,
• pracovní pohotovosti (i pokud k výkonu práce nedošlo).

Vzhledem k tomu, že evidence pracovní doby slouží k zpracování mezd, je nutné ji po stanovenou dobu archivovat. Zaměstnavatel také musí na žádost zaměstnance umožnit nahlédnutí do dané evidence. Zaměstnanec má také právo pořídit si výpisy nebo kopie evidence na náklady zaměstnavatele.

TIP: Evidence přestávek

I přesto, že v § 96 zákoníku práce není výslovně uvedena povinnost evidovat čerpání povinných přestávek na jídlo zaměstnanců a odpočinek, je to zaměstnavatelům doporučováno. Díky této evidenci totiž může zaměstnavatel jednoduše prokázat, že dodržuje své povinnosti.

K čemu slouží evidence docházky?

Evidence docházky není v zákoníku práce ani jiném právním předpisu nařízena a nenahrazuje evidenci pracovní doby. Slouží k interním účelům, například pro organizaci provozu, zabezpečení budov nebo kontrolu přítomnosti zaměstnanců na pracovišti. Pokud se zaměstnavatel rozhodne tuto evidenci vést, může zvolit libovolnou formu.

Docházka, tedy doba, po kterou se zaměstnanec zdržuje na pracovišti, v praxi velmi často nebývá totožná s evidencí pracovní doby. Zaměstnanci totiž zpravidla do práce přichází s určitým předstihem před zahájením směny, případně pracují mimo pracoviště.  

TIP: Stáhněte si zdarma vzor evidence pracovní docházky ve formátu Excel. Chytrá interaktivní tabulka vypočítá odpracovanou dobu za vás.

Jak vést evidenci docházky?

Zaměstnavatelé nejčastěji docházku evidují pomocí docházkových systémů, elektronických čipů nebo identifikačních karet. V některých firmách se dnes můžete setkat také s biometrickou identifikací.

Používání biometrických docházkových systémů však podléhá přísným pravidlům ochrany osobních údajů podle GDPR. Zaměstnavatel musí vždy posoudit zákonný důvod zpracování a přiměřenost takového řešení.